Método Kanban, dicas para você começar a usar hoje!

Eu estudo o Método Kanban há bastante tempo e gosto muito dele, sempre que possível trago conteúdo aqui no blog.

O Método Kanban é um método ágil e deve ser um assunto bastante estudado, abordado e aprofundado, resolvi escrever um pouco sobre ele para ajudar qualquer pessoa que tenha interesse em conhecer e começar a utilizá-lo em conjunto com a sua equipe. 

Acho importante deixar claro que o Método Kanban é um assunto bastante profundo, minha abordagem nesse primeiro conteúdo é apenas o necessário para você começar a entender melhor.

Quer conhecer melhor o Método Kanban? Então vamos lá!

Um pouco de história

Sistema kanban, quadro kanban ou Método Kanban?

Uma das coisas que mais facilmente pode causar confusão são as definições.

Método Kanban, kanban, sistema kanban, quadro kanban, mas afinal o que significa tudo isso?

O significado da palavra kanban

A palavra kanban tem origem japonesa e significa algo como sinal ou sinalização visual.

No nosso contexto a palavra kanban pode ser entendida por algo como: sinalizações visuais que informam detalhes sobre uma atividade a ser realizada em um fluxo de trabalho.

De onde surgiu o sistema kanban?

A empresa japonesa de automóveis Toyota foi a responsável pela introdução do que é chamado de sistema kanban durante a década de 60.

O kanban era um sistema que visava aumentar a eficiência da produção e otimizar seus sistemas de movimentação, realização de tarefas e conclusão de demandas.

Também conhecido como método de gestão visual. O sistema kanban faz parte de uma das técnicas desenvolvidas pelos japoneses dentro do modo de produção “Just In Time“.

Sistema “Toyotista”

Desta forma, nasceu o sistema toyotista.

O sistema kanban é, na verdade, uma das características deste processo.

Ele representa o sistema de comunicação interna da empresa para notificar as várias partes do processo produtivo que uma ação é necessária, desnecessária, urgente ou deve esperar por alguma coisa.

Apesar de simples o sistema era bastante impressionante, pois mesmo em uma indústria gigante como a Toyota, o sistema kanban se desenvolveu com simples cartões visuais que eram utilizados para controlar a produção. 

Se o consumo fosse alto a produção também seria, se a necessidade fosse baixa a produção acompanharia a necessidade.

Este sistema certamente representa mais eficiência e principalmente, um uso mais responsável e sustentável dos recursos mecânicos, humanos e financeiros da empresa.

Tudo isso acaba potencializando os rendimentos e reduzindo o desperdício quase que por completo.

Legal, mas isso funcionava bem para a indústria e quanto ao trabalho do conhecimento?

Método Kanban

O Método Kanban que é o nosso foco, é um meio para definir, gerenciar e melhorar serviços que fornecem trabalho do conhecimento.

termo “trabalho do conhecimento” foi criado por Peter Drucker em 1959, para definir quem trabalha primariamente com a informação, ou quem desenvolve e usa conhecimento no trabalho.

Fazem parte desse grupo: serviços profissionais, esforços criativos e design de produtos físicos e de software, por exemplo.

Quais benefícios você pode esperar?

O legal desse método é que ele não funciona como um processo pré-formatado.

O Kanban na verdade permite que você inicie com o fluxo de trabalho já existente e somente depois vá fazendo pequenas mudanças evolutivas.

Esse método vai facilitar muito a visualização do seu fluxo de trabalho, vai permitir que gargalos sejam identificados com maior facilidade.

A limitação do trabalho em progresso (WIP)  vai impedir que a quantidade errada de trabalho , para mais ou para menos, entre no sistema.

Por que isso é importante?

Porque cria um sistema de puxar, onde o trabalho é “puxado” somente quando outro trabalho é finalizado e a capacidade torna-se disponível.

Dessa forma ele não é mais “empurrado” para o sistema toda vez que um novo trabalho é exigido.

Vai ajudar também em uma coisa muito importante nos dias de hoje, que é parar de iniciar e começar a terminar as tarefas planejadas.

Gestão Visual

O Método Kanban baseia-se em tornar visível o que é de outra forma
trabalho de conhecimento intangível. Isso visa garantir que o serviço funcione com a quantidade certa de trabalho.

O trabalho que é solicitado e necessário para o cliente, mas que o serviço tem a capacidade de fornecer.

Entendendo a Gestão Ágil e Kanban

O Método Kanban utiliza um sistema kanban – um sistema de fluxo de entrega que limita quantidade de trabalho em andamento (WiP) usando sinais visuais. 

O Método Kanban concentra-se na prestação de serviços, onde uma ou mais pessoas colaboram para produzir um trabalho (geralmente intangível).

Origens do Método Kanban

O Método Kanban começou a tomar forma em 2004 quando David J. Anderson aplicou uma abordagem de teoria de restrições incorporando um sistema de “puxar” kanban em um projeto no departamento de TI da Microsoft.

Tive a satisfação de encontrar o David J. Anderson no evento Lean Kanban Brazil de 2017 em São Paulo.

O Método Kanban formalizou a abordagem de fluxo para o trabalho do conhecimento.

Com ele também surgiu um meio para as organizações melhorarem seus processos de desenvolvimento e adotarem valores e princípios ágeis sem primeiro terem que sofrer uma mudança cultural substancial.

Essa é a premissa dele, desde então o Método Kanban vem evoluindo e sendo debatido pela grande comunidade existente.

Valores do Método Kanban

Se você está considerando usar o Método Kanban junto a sua equipe de trabalho para melhorar os serviços prestados, saiba que ele já tráz vários valores inclusos.

Valores inclusos com o Método Kanban.
Valores Método Kanban

Princípios do Método Kanban

Outra coisa legal do método são os princípios de Gerenciamento de Mudanças e de Entrega de Serviços.

Princípios de Gerenciamento de Mudança

O Kanban é estruturado para abordar a tendência humana de resistir à mudança:

  • Comece com o que você faz agora. Entenda os processos atuais como eles são realmente praticados e respeite os papéis, responsabilidades e cargos existentes.
  • Concordar em buscar melhorias através de mudanças evolutivas.
  • Incentivar atos de liderança em todos os níveis.

Princípios de Entrega de Serviços

Esse princípio reconhece que as organizações são uma coleção de serviços interdependentes e foca no trabalho, não as pessoas que fazem o trabalho.

  • Entenda e concentre-se nas necessidades e expectativas de seus clientes;
  • Gerencie o trabalho, deixe que as pessoas se auto-organizem em torno dele;
  • Desenvolva políticas para melhorar os resultados de clientes e negócios.

Práticas Kanban

Você quer saber quais são as práticas essenciais para gerenciar um sistema kanban? Veja a imagem abaixo.

Práticas Kanban, as práticas a seguir são atividades essenciais para gerenciar um sistema kanban.
Práticas Kanban

Como começar a usar o Método Kanban?

Como já vimos anteriormente o Método Kanban é aplicado ao trabalho do conhecimento.

Uma das principais características é que ele mostra o fluxo no qual os itens de trabalho fluem ordenado da esquerda para a direita.

Apenas quero destacar que existem várias formas de se utilizar um quadro kanban. Usando ferramentas especializadas e até um quadro branco ou uma superfície qualquer onde você possa desenhá-lo.

Sugestão

Minha sugestão seria utilizar um quadro branco e desenhar.

Dou essa sugestão por vários motivos, entre eles a facilidade para mapear o processo existente e também alterar rapidamente.

Também destaco o fato de ser visível sem necessidade de se logar em uma ferramenta, gosto da ideia simples de apenas olhar e ver as informações.

Afinal kanban significa sinalização visual não?

Vamos ver um exemplo

Para facilitar fiz uma imagem apenas para entendimento, agora vamos ver como montar nosso quadro.

Exemplo de um quadro Kanban para entendimento.
Exemplo de Quadro Kanban

Nosso exemplo possui um fluxo que criei apenas para demonstração que é composto da seguinte forma, da esquerda para a direita:

  •  Backlog de Ideias: Nessa etapa do nosso fluxo demonstrativo é onde ficam todas as ideias. Antes do ponto de compromisso, pode existir um conjunto de pedidos (ou um conjunto de ideias), que podem ou não ser selecionados.
  • Entendimento: Nessa etapa do nosso fluxo algumas ideias foram selecionadas para entrar no fluxo de trabalho em progresso, ou seja já existe um compromisso assumido para que isso seja feito.
  • Em Desenvolvimento: Nessa etapa do nosso fluxo alguns itens de trabalho já passaram pelo entendimento e estão agora em desenvolvimento.
  • Aceitação: Nessa etapa está sendo realizada a aceitação do que foi desenvolvido, no nosso fluxo demonstrativo após esse ponto nosso processo considera que o trabalho já foi entregue e está finalizado.
  • Finalizado: Quando os itens de trabalho chegam nesse ponto do nosso fluxo, consideramos que ele foi finalizado e está entregue. 

Comece pelo que já existe

No começo é muito importante que você não tente montar um fluxo ideal.

O Método Kanban pede que você inicie pelo que já existe. O importante nesse momento é respeitarmos o que já existe e mapearmos o fluxo de forma visual.

Porém somente isso não é suficiente para dizermos que estamos aplicando o Método Kanban.

Outras condições necessárias

Outras condições devem existir para que esse sistema de fluxo seja um sistema Kanban.

Primeiro, devem haver sinais (geralmente sinais visuais) para limitar trabalho em andamento (WiP).

Nesse caso, os sinais são derivados da combinação dos cartões (post-its), dos limites de trabalho em andamento e das etapas do fluxo sendo representadas pelas colunas.

Além disso, os sistemas kanban devem ter identificado claramente quais são os pontos de compromisso e de entrega

Veja a imagem abaixo que fiz para esclarecer melhor isso.

Exemplo de um quadro Kanban com detalhes para entendimento.
Quadro kanban detalhado

Nos post-its você pode colocar informações relevantes sobre cada atividade, normalmente colocamos o nome da atividade. 

Outra coisa legal que não coloquei no exemplo, mas normalmente uso, é um avatar representando cada pessoa do time. Esse avatar é colocado ao lado de cada atividade sendo feita para sabermos quem está trabalhando em cada uma delas.

O que é Trabalho em Progresso (WiP – Work in Progress)?

A coleção de itens que estão dentro do sistema em qualquer momento, bem como a contagem do número destes itens, é conhecido como o Trabalho em Progresso ou WiP (work in progress).

Perceba que no quadro que fiz existe um número no cabeçalho de cada coluna que está relacionada ao trabalho em progresso. Isso é feito para delimitar quantos itens podem entrar simultaneamente em cada uma das etapas do nosso fluxo.

É importante destacar também que as demais colunas não possuem um limite.

A coluna Backlog de Ideias é antes do nosso ponto de comprometimento, e a coluna Finalizado é após o ponto onde consideramos que o item está realmente pronto e foi entregue.

Por que é importante limitar o trabalho em progresso

É importante introduzir e respeitar os limites de WiP. Como já vimos antes, isso altera um sistema de “empurrar” para um sistema de “puxar“.

Ter muito trabalho parcialmente completo é um desperdício, é caro, e prolonga os prazos de entrega.

Isso acaba impedindo que a organização seja responsiva aos seus clientes e às mudanças que normalmente ocorrem no decorrer de qualquer trabalho criativo.

O que ganho ao limitar o trabalho em progresso?

Ao limitar o trabalho em progresso, e depois conforme vamos otimizando a quantidade de trabalho, estamos trazendo benefícios como:

  • O tempo de atendimento para os serviços vai reduzindo
  • A qualidade vai aumentando
  • A taxa de entrega melhora muito

Eu poderia dizer que gosto muito dessa abordagem do Kanban.

Não considero um comportamento de gestão eficaz se concentrar simplesmente em maximizar o uso das pessoas e recursos tentando garantir que todos estão sempre muito ocupados e sem ociosidade.

Limite o trabalho em andamento para evitar que as pessoas:

  • Se sintam sobrecarregadas;
  • Comecem a aceitar apenas tarefas que foram “empurradas”;
  • Percam o senso de dono e o foco no serviço que prestam;
  • Parem de contribuir para os objetivos gerais da organização e de seus clientes.

E quanto ao comprometimento, entrega e lead time?

Eu poderia descrever comprometimento nesse contexto como um acordo entre um ou mais clientes que querem alguma coisa, e um serviço que irá produzir e entregar ao cliente.

O ponto de entrega é onde os itens são considerados prontos.

O tempo que um item está em andamento entre o comprometimento e o ponto de entrega chamamos de lead time do item. 

Melhoria contínua através de feedback constante

Quem está acostumado a trabalhar utilizando métodos e práticas ágeis sabe que feedback constante é muito importante para se poder fazer melhoria contínua.

Método Kanban define sete oportunidades de feedback específicas que são chamadas de cadências.

As cadências são as reuniões e revisões periódicas que impulsionam a melhoria, o período entre essas avaliações depende do contexto e deve ser definida com cuidado para trazer melhores resultados.

Já percebi que quando a frequência é muito alta podem ser feitas mudanças antes de se ver o efeito de alterações anteriores.

Quando a frequência é baixa demais  erros podem persistir e prejudicar o desempenho do todo.

Devo fazer todas as reuniões?

Como o objetivo aqui é entender o necessário para se começar, vou focar em apenas 2 dessas revisões, essas duas são aquelas que são normalmente implementadas em todo sistema kanban.

Com relação as demais, elas não devem ser introduzidas como novas reuniões à serem feitas, isso seria introduzir complexidade ao sistema sem necessidade.  As outras você pode ir incorporando, conforme necessário, às reuniões já existentes.

Minha sugestão seria começar por essas duas, pois considero que elas são importantes inicialmente.

  • Revisão de Reabastecimento: Esta revisão é para mover novos itens para o ponto de compromisso, ou seja, realizar a seleção dos itens onde será realizado o comprometimento.
  • Encontro Kanban: Esta é a revisão diária, auto-organização e planejamento entre aqueles que colaboram para
    entregar o serviço. Geralmente usa um formato “em pé” para encorajar uma reunião curta e enérgica com foco na conclusão dos itens de trabalho e desbloqueio de problemas.

Finalizando

O Kanban é fundamentalmente um método de melhoria contínua.

Mas em vez de ter uma abordagem voltada para a transformação fazendo uso de coisas predefinidas, ele  parte do que já existe, de como é agora, pois o foco é buscar melhoria contínua e incremental no processo.
O Método Kanban é composto por vários outros pontos que não aprofundei nesse material.

Meu objetivo aqui era trazer o necessário para se entender e iniciar com a utilização do método, mas com certeza abordarei muito mais sobre esse assunto aqui no blog futuramente.

Espero que você tenha gostado e esteja motivado a introduzir o Método Kanban aos poucos na cultura da sua equipe de trabalho

Grande abraço e até a próxima!

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