O Método Kanban é uma das estratégias mais conhecidas e eficazes usadas no local de trabalho atualmente. Ao ler sobre Kanban, é fácil encontrar uma infinidade de artigos e histórias sobre o quanto ele pode ajudar sua empresa.
Embora tudo isso seja verdade, a realidade é que muitas equipes falham ao utilizar o método (o quadro kanban e o Método Kanban não são exatamente a mesma coisa).
Falha em compreender Kanban
O primeiro, e provavelmente o mais comum, motivo de o Kanban falhar é porque as pessoas envolvidas nele não entendem realmente o que ele é, e muitas vezes sequer entendem realmente por que estão utilizando.
Acho importante deixar claro que o Método Kanban é um assunto bastante profundo, muitas equipes acabam utilizando o método através das seguintes situações:
O Método Kanban requer muito esforço para ser utilizado com sucesso. Por exemplo, muitas empresas tentam “implantar” Kanban pensando que é simplesmente mais uma prática de sucesso que está em alta no mercado, portanto, não usá-lo seria perder espaço para os concorrentes.
As situações que citei acima podem trazer muitos problemas em vez de soluções, mas não se preocupe, nesse artigo vou trazer para você 25 das principais dicas e vantagens do Método Kanban.
Quer conhecer melhor o Método Kanban? Então vamos lá!
É importante ressaltar que os quadros Kanban não se referem apenas à visualização do trabalho, existem muitas boas práticas, princípios e benefícios que devem ser amplamente entendidos antes de você tentar implantá-lo na sua equipe de trabalho como se fosse um processo qualquer.
Kanban é um método enxuto (lean) para gerenciar e melhorar o trabalho. Essa abordagem visa gerenciar o trabalho equilibrando as demandas com a capacidade disponível e melhorando o tratamento de gargalos no nível do sistema.
Os itens de trabalho são visualizados para dar aos participantes uma visão do progresso e do processo, do início ao fim. O trabalho é puxado conforme a capacidade permite, em vez de o trabalho ser empurrado para o processo quando solicitado.
Portanto, é importante entender que Kanban permitirá que você gerencie melhor o fluxo de trabalho e identifique problemas e melhorias.
Origem: O Método Kanban começou a tomar forma em 2004 quando David J. Anderson aplicou uma abordagem de teoria de restrições incorporando um sistema de “puxar” kanban em um projeto no departamento de TI da Microsoft.
Cada organização é única, então Kanban não propõe uma abordagem “tamanho único” para o trabalho. O Kanban permite que a organização faça uma avaliação honesta da maneira como ela funciona:
A previsibilidade requer um comportamento estável e consistente. Como você consegue isso no trabalho de serviços profissionais, onde há grande variação e alto risco?
Medir o fluxo é a melhor forma de entender a previsibilidade. Um excelente fluxo de trabalho também significa clientes mais felizes.
O Kanban limita a quantidade de trabalho em andamento para que o trabalho mais importante seja concluído primeiro, tudo em um ritmo sustentável sem adicionar equipe ou orçamento.
O sistema Kanban começa simplesmente espelhando a maneira atual como o trabalho é feito, ou seja, você começa pelo que já é feito e evolui a partir daí.
Em seguida, os pontos problemáticos são identificados. Pequenas alterações são feitas para resolver apenas esses problemas. Mudanças pequenas e graduais significam um processo suave que obtém grandes resultados sem traumas.
Enquanto Kanban pode funcionar com iterações planejadas, Kanban é principalmente um sistema baseado em fluxo.
Ele otimiza a coordenação e a comunicação para que o trabalho flua com mais tranquilidade. Seus pontos de compromisso e limites sobre a quantidade de trabalho em andamento garantem um foco no trabalho que é mais importante primeiro. Se as condições de mercado mudarem, o Kanban tem flexibilidade para se ajustar ao trabalho selecionado.
Enquanto outros sistemas parecem apoiar o pensamento positivo e suposições, Kanban é sobre medição, validação e fatos sobre o desempenho real.
O Método Kanban incorpora o método científico. Quando um problema ou deficiência é detectado, um experimento pode ser tentado por meio de um processo deliberado. Mais importante ainda, com Kanban reconhecemos a realidade atual (incluindo problemas) sem apontar o dedo e, em vez disso, nos concentramos em como todo o sistema pode melhorar.
O Método Kanban foi projetado para ser expandido e estendido.
Entusiastas de Kanban e líderes de pensamento em todo o mundo desenvolveram novas técnicas que resultaram em um vasto corpo de conhecimento. Abordagens Kanban agora cobrem tópicos como validação de produto, gerenciamento de portfólio, gráficos de profundidade, alocação de capacidade, modelos motivacionais e muito mais.
Kanban é continuamente modificado e estendido em colaboração com a ampla comunidade Kanban.
Usando Kanban, uma organização pode olhar para seu trabalho atual e desenvolver um perfil de risco.
Por causa da atenção do Kanban aos ciclos de feedback e medição, há uma validação rápida de resultados e desempenho em áreas de alto risco. Como um benefício colateral, o manuseio do risco pelo Kanban é tão fácil e confortável que os trabalhadores em todos os níveis podem começar a pensar em termos de risco organizacional quando tomam decisões.
A demanda, a solicitação de trabalho, pode ser gerenciada!
Chamamos isso de “modelagem da demanda”. Existem vários métodos para melhorar a forma como as solicitações de trabalho são tratadas. Também é possível reduzir o atraso e outros fatores que prejudicam a produtividade.
O Método Kanban aborda especificamente os desafios do trabalho de serviços profissionais, incluindo o ambiente de alta variação dos negócios de tecnologia.
O Método Kanban funciona para todos os serviços profissionais onde organizações produzem trabalho que NÃO é um item físico. O trabalho entregue pode ser digital ou pode ser um serviço.
As organizações que usam Kanban incluem: educação, jurídico, vendas, marketing, RH, design, mídia, produção de filme, militar, suporte ao cliente, financeiro, pesquisa, seguro, agências governamentais e muito mais.
Alguns exemplos básicos podem ser:
Mesmo os planos de projeto mais bem elaborados encontram obstáculos imprevisíveis, mudanças nos cronogramas e eventos externos que mudam nossas prioridades. Um quadro Kanban absorve essas mudanças sem interromper todo o projeto.
Como apenas os itens “em andamento” estão sendo trabalhados, a qualquer momento o quadro pode ser reorganizado. Da mesma forma que o Kanban permitiu à Toyota mudar rapidamente a produção para dar conta das mudanças na demanda do cliente, os quadros Kanban modernos garantem que as tarefas certas sejam realizadas no momento certo, dadas as circunstâncias do momento.
O quadro Kanban fornece um resumo visual das prioridades atuais, o status de cada item de trabalho e o que está por vir. Qualquer um pode olhar para o quadro e ver rapidamente onde as coisas estão e em que devem se concentrar.
Esse nível de transparência faz com que os projetos fluam suavemente e elimina incontáveis idas e vindas.
Grandes organizações estão usando Kanban com milhares de funcionários, em toda a empresa, incluindo muitos escritórios remotos.
Um dos maiores benefícios de ver o trabalho em andamento é ser capaz de limitar o trabalho em andamento. Empilhar mais trabalho do que você ou sua equipe têm capacidade é uma receita para prioridades confusas, estresse e sobrecarga.
Um quadro Kanban torna fácil ver rapidamente o quanto você e/ou sua equipe estão assumindo agora, para que você possa combinar sua carga de trabalho com o que você realmente é capaz de realizar. Os itens no backlog permanecem organizados e prontos para serem movidos para “em andamento” apenas quando você realmente tem a capacidade de concluí-los.
Em um quadro Kanban, é fácil ver quais itens estão travando ou onde no quadro eles estão se acumulando. Você será capaz de identificar e solucionar problemas de bloqueadores e gargalos antes que eles inviabilizem seu projeto.
Depois de construir um quadro Kanban e preenchê-lo com cartões, você verá que algumas colunas ficarão superlotadas com tarefas. Isso o ajudará a identificar os gargalos em seu fluxo de trabalho e a resolvê-los de maneira adequada. Por exemplo, você pode ter uma noção de como as tarefas devem ser grandes, para que sua equipe possa levá-las adiante imediatamente.
Embora o método Kanban tenha alguns princípios básicos, as especificações dependem de você. Isso torna a metodologia extremamente flexível. Com a capacidade de definir as etapas do fluxo de trabalho de sua escolha, você pode mapear qualquer processo em um quadro Kanban e começar.
Kanban não tem nenhuma implementação complexa ou regras desafiadoras. Você simplesmente coloca os cartões onde eles pertencem e os move ao longo do processo. Mesmo que o escopo de um projeto fique maior, essa metodologia não fica mais difícil.
Manter sua fila de tarefas organizada por prioridade torna claro qual tarefa irá progredir para o próximo estágio “em andamento”. Quando a capacidade for aberta, você ou um colega de equipe saberá exatamente no que trabalhar para manter o fluxo do pipeline.
Kanban reconhece que os processos, funções, responsabilidades e títulos existentes têm valor e, geralmente, vale a pena preservá-los.
O método Kanban não proíbe mudanças, mas também não as prescreve (como o Scrum por exemplo, que traz consigo já a necessidade de um Scrum Master). Ele é projetado para promover e encorajar mudanças incrementais e lógicas sem desencadear o medo da própria mudança.
A metodologia Kanban é projetada para atender a resistência que todos nós temos a mudanças. Ela encoraja pequenas mudanças incrementais e evolutivas contínuas no processo atual.
Em geral, mudanças radicais são desencorajadas porque geralmente encontram resistência devido ao medo ou incerteza.
É importante lembrar de que a liderança vem dos atos cotidianos das pessoas na linha de frente de suas equipes. Todos devem promover uma mentalidade de melhoria contínua (Kaizen) para alcançar o desempenho ideal em uma equipe / departamento / empresa.
Esta não pode ser uma atividade apenas de nível gerencial.
Gerenciar o fluxo é gerenciar o trabalho, mas não as pessoas. Por fluxo, queremos dizer o movimento de itens de trabalho através do processo de produção.
Um dos principais objetivos ao implementar um sistema Kanban é criar um fluxo estável e saudável. Em vez de microgerenciar as pessoas e tentar mantê-las ocupadas o tempo todo, devemos nos concentrar em gerenciar os processos de trabalho e entender como fazer com que esse trabalho seja mais rápido por meio do sistema. Isso significaria que nosso sistema Kanban está criando valor mais rapidamente.
Você não pode melhorar algo que não entende. É por isso que seu processo deve ser claramente definido, publicado e socializado. As pessoas não se associariam e participariam de algo que não acreditam que seria útil.
Quando todos estiverem familiarizados com o objetivo comum, eles serão capazes de trabalhar e tomar decisões sobre um impacto positivo.
Para equipes e empresas que desejam ser mais ágeis, a implementação de ciclos de feedback é uma etapa obrigatória. Eles garantem que as organizações estão respondendo adequadamente às mudanças potenciais e permitem a transferência de conhecimento entre as partes interessadas.
Um exemplo desse ciclo de feedback é a reunião diária em pé para sincronização da equipe. Há também a revisão da entrega de serviço, a revisão das operações, a revisão da estratégia e as reuniões de revisão de risco. A frequência depende de muitos fatores, mas a ideia é que sejam regulares, em um horário estritamente fixo, direto ao ponto e nunca desnecessariamente longo.
A maneira de alcançar a melhoria contínua e a mudança sustentável dentro de uma organização é por meio de uma visão compartilhada de um futuro melhor e uma compreensão coletiva dos problemas que precisam ser corrigidos.
Equipes com uma compreensão compartilhada de seus objetivos, fluxo de trabalho, processo e riscos têm maior probabilidade de construir uma compreensão compartilhada de um problema e trabalhar juntas para a melhoria.
Kanban foi criado para atender a demanda real do cliente na hora certa, em vez de enviar mercadorias para o mercado.
Hoje, no trabalho do conhecimento, Kanban torna mais fácil responder aos requisitos em constante mudança do cliente. Ele permite que as equipes sejam mais ágeis, se adaptem às mudanças de prioridades, reorganizem ou mudem o foco rapidamente.
Um sistema Kanban é mais do que notas adesivas na parede. A maneira mais fácil de entender Kanban é abraçar sua filosofia e aplicá-la ao seu trabalho diário. Se você ler, compreender e utilizar os princípios básicos, a transição prática parecerá lógica e até inevitável.
A visualização do fluxo de trabalho, a definição de limites de WIP, o gerenciamento de fluxo, a garantia de políticas explícitas e a melhoria colaborativa levarão seu processo muito além do que você poderia imaginar. Lembre-se de organizar ciclos regulares de feedback, e todas essas peças juntas revelarão o verdadeiro poder do Kanban.
Tentar aprender Kanban pode ser difícil no início, mas agora que você sabe o que é, você pode tirar o máximo proveito dos principais benefícios do Kanban:
Espero que você tenha gostado do conteúdo e também das dicas.
Um grande abraço e até a próxima!
Ajudo você e a sua equipe a melhorar o trabalho e alcançar resultados grandiosos, criando uma cultura de inovação, alta performance e engajamento profissional, porque todos merecem amar o seu trabalho.
