Retrospectivas Ágeis são reuniões realizada periodicamente pela equipe para identificar aquilo que está funcionando, o que está faltando e aquilo que precisa melhorar no trabalho que é realizado. As retrospectivas ficaram bastante populares entre equipes de desenvolvimento ágil de software, mas eu recomendo muito que elas sejam realizadas para qualquer equipe de trabalho.
Podemos usar um dos Princípios Ágeis para definir retrospectivas:
A Retrospectiva Ágil é um ritual que pertence à equipe: É um evento em que as equipes param e analisam sua maneira de trabalhar.
É muito comum, durante a retrospectiva, encontrar maneiras de se tornar mais eficiente. É uma oportunidade de olhar para trás e pensar em como a equipe se saiu.
Idealmente, as retrospectivas ágeis são eventos em que os problemas são discutidos sem culpa ou acusação; isso significa que são feitas críticas à produção do trabalho e não às pessoas.
Gosto de lembrar às pessoas que as retrospectivas ágeis também são um ótimo local para analisar o ambiente de trabalho atual e se engajar em algumas atividades de formação de equipes que geralmente não ocorreriam fora desta reunião.
Vamos ver agora alguns dos motivos que fazem com que as retrospectivas ágeis sejam tão importantes e por que você e sua equipe devem realizá-las com frequência.
Às vezes, as pessoas (geralmente os gerentes) me dizem que têm problemas para entender por que as retrospectivas devem ser realizadas a cada duas semanas ou três semanas e por que toda a equipe pára por algumas horas apenas para brincar com post-its.
Retrospectivas ágeis são muito importantes, e vou explicar algumas das várias razões.
Uma retrospectiva geralmente pode ser usada como energizador da equipe: um local essencial onde a equipe se reúne e fica animada ao encontrar novos caminhos e novas possibilidades para resolver problemas antigos.
Retrospectivas ágeis não devem ser chatas; este é o lugar perfeito para se divertir e relaxar um pouco enquanto você trabalha.
A retrospectiva pode ser um local em que a equipe se sente segura e confortável, permitindo que conversem livremente sobre suas frustrações.
Isso é altamente benéfico, porque, durante a retrospectiva, as pessoas têm uma janela “oficial” de tempo dentro da qual podem ser ouvidas, e qualquer pessoa gosta (e precisa) ser ouvida.
Uso algumas das minhas Retrospectivas Ágeis como atividade de formação de equipes. Às vezes, quando trabalhamos em equipe, as coisas ficam complicadas e é difícil colocá-las de volta nos trilhos.
A retrospectiva é o local perfeito para realizar algumas atividades de construção de equipe para trazer harmonia de volta à equipe.
Um dos maiores problemas que nós temos como equipe é que não paramos para refletir. Para aprender, devemos parar e refletir sobre o que aconteceu.
A Retrospectiva Ágil é o lugar perfeito para que isso aconteça; Durante a retrospectiva, todos param e refletem sobre o que fizeram, o que, por sua vez, permite que as equipes cresçam e evitem cometer os mesmos erros no futuro.
Uma Retrospectiva Ágil é um ritual que permite às equipes criar uma cultura de melhoria contínua, onde refletem sobre experiências passadas e definem ações futuras.
As Retrospectivas Ágeis têm uma influência positiva no valor que é entregue aos nossos clientes. Como mencionei antes, o objetivo principal desse ritual é permitir a melhoria contínua.
Isso significa que as equipes melhorarão com o tempo e, como resultado disso, descobrirão a maneira mais eficiente de oferecer o melhor valor aos seus clientes.
Uma das coisas mais legais sobre retrospectivas (na minha opinião) é que elas fornecem às equipes uma chance de tomar suas próprias decisões. Esse ritual oferece uma oportunidade para capacitar equipes (não em todos os casos, mas na maioria).
As equipes são donas de suas decisões e ações, criando uma sensação fantástica de empoderamento.
O desempenho da equipe pode ser profundamente impactado por mudanças dentro dos grupos. Às vezes as pessoas saem, outras vezes novas pessoas se juntam à equipe e a dinâmica da equipe muda.
A retrospectiva pode ser usada precisamente para ajudar a equipe nesse cenário.
Eu sempre tento iniciar ou terminar uma Retrospectiva Ágil com uma rodada de reconhecimentos, você já conhece os Cartões de Reconhecimento (Kudo Cards).
Muitos estudos sugeriram / mostraram que a positividade dentro da equipe está diretamente ligada ao alto desempenho.
A execução de exercícios de Reconhecimento é uma maneira fantástica de aumentar a positividade dentro da equipe, criando um excelente ambiente em que os membros da equipe poderão contribuir para o sucesso da equipe.
Como mencionei anteriormente, as Retrospectivas Ágeis são a pedra angular da melhoria. Infelizmente, muitas empresas pensam que as reuniões retrospectivas pertencem à equipe de desenvolvimento e não utilizam seu potencial.
As Retrospectivas Ágeis podem ser usadas como uma maneira de as equipes articularem sua mensagem à gerência, aumentando assim o senso de urgência por problemas que precisam ser abordados na organização.
Se bem aplicadas, as Retrospectivas Ágeis podem ser usadas como uma ferramenta fantástica para permitir a comunicação entre a gerência e as equipes.
Uma das partes importantes das Retrospectivas Ágeis bem-sucedidas é nossa capacidade de criar um ambiente seguro. Trazer a diretiva principal para a reunião pode ajudar, mas há muitas outras coisas que podem ser feitas para criar essa segurança.
Os membros da equipe devem ser os participantes de uma retrospectiva. Às vezes, é necessário chamar pessoas externas que não fazem parte da equipe, mas que estavam envolvidas em algumas atividades.
No entanto, eu não aconselho ter a alta gestão em uma retrospectiva da equipe. Eu sei que, na maioria dos casos, a gerência apenas quer ajudar; eles têm as melhores intenções, mas sua presença fará com que as pessoas se desliguem e não falem sobre os problemas reais. Como regra geral, recomendo que apenas pessoas que fazem parte da equipe estejam presentes.
É muito importante que uma equipe decida o que é público e o que fica na sala. Como expliquei anteriormente, uma Retrospectiva Ágil oferece aos membros da equipe a oportunidade de expor problemas sérios.
Se se sentirem à vontade, falarão sobre todos os problemas que os incomodam, sem pensar nas consequências, e isso é muito bom. Se parte dessas conversas for pública, pode ser desastroso.
Portanto, as pessoas devem escolher quais informações podem se tornar públicas e quais não devem. Por padrão, prefiro sugerir a equipe para usar a regra: “O que quer que aconteça em Las Vegas, fica em Las Vegas”, significando que tudo o que acontece durante as Retrospectivas permanecerá lá.
Uma forma de melhorar muito as retrospectivas é fornecendo treinamento de feedback para seus colaboradores. Vejo um efeito significativo desse tipo de treinamento nas retrospectivas que realizo.
As pessoas estão cada vez mais fornecendo feedback específico e tangível, sem entrar em ataques pessoais. O mesmo acontece com as pessoas que recebem os comentários; agora eles entendem que nada é pessoal e têm as ferramentas para usar o feedback de maneira positiva.
Às vezes, as pessoas não estão no clima certo para participar de todas as atividades. O facilitador deve incentivar, mas não forçar, a participação de pessoas nas atividades durante a Retrospectiva.
Sim, eu sei – na maioria das vezes essas pessoas têm algo a dizer – mas talvez elas não estejam prontas para dizê-lo naquele momento. Dê a eles algum tempo e eles participarão das atividades futuras.
Às vezes, os colaboradores têm trabalhos muito desafiadores; muitas coisas acontecem durante a iteração ou sprint, e a energia na sala não é tão boa. Nesse caso, considere removê-los desse local para um ambiente mais positivo ou neutro.
Por outro lado, se o trabalho foi muito produtivo e eles estão muito satisfeitos com o resultado, pode ser que utilizar essa energia positiva seja a abordagem certa para ter uma retrospectiva fantástica.
De qualquer forma, antes de ter sua sessão retrospectiva, pense na energia da equipe e decida se é melhor ficar lá dentro ou escolher algum outro lugar para realizá-la.
Não apenas o ambiente para executar retrospectivas ágeis bem-sucedidas é crucial, mas também certos pré-requisitos devem estar em vigor. Abaixo, você pode ler sobre algumas dicas sobre o que falar antes das retrospectivas.
Para executar retrospectivas ágeis bem-sucedidas, existem vários fatores que precisam estar presentes.
Norman L. Kerth se refere em seu livro: Project Retrospectives, cinco idéias importantes que devem estar presentes para se ter uma retrospectiva bem-sucedida: A necessidade do ritual, Nomeando o processo, Diretiva principal para uma retrospectiva, O lado sombrio das retrospectivas e o Facilitador.
Vamos dar uma olhada em cada um desses itens agora:
Geralmente, nós não paramos para refletir em nenhum projeto; essa não é uma atividade natural e é por isso que é tão importante formalizar um comportamento e torná-lo um ritual.
Os rituais são importantes porque servem para unir as pessoas, permitindo que elas se concentrem no que é importante e reconheçam eventos ou realizações significativos.
Em algumas indústrias, as retrospectivas têm um nome diferente. Alguns dos nomes que já vi não são muito animadores, como por exemplo: “post-mortem”.
No desenvolvimento de software ágil, esse processo é chamado de “Retrospectiva Ágil” – atualmente esse é um nome familiar. Na minha opinião, é importante chamar o processo de maneira clara, de modo a ter o entendimento de todos.
Geralmente, uma equipe sabe o que se entende por essa prática, mas não é incomum ter uma alta gerência que não entende o significado. “Retrospectiva” é uma palavra direta e autoexplicativa.
As pessoas devem se sentir à vontade para compartilhar seus problemas, opiniões ou preocupações. É comum perceber que as coisas não foram realizadas da melhor maneira possível. Quando isso acontece, as pessoas devem se sentir confortáveis o suficiente para dizer as coisas em voz alta e sugerir maneiras diferentes de abordar o mesmo problema.
Antes de iniciar uma retrospectiva, devemos comunicar uma diretiva principal:
“Independentemente do que descobrirmos, devemos entender e realmente acreditar que todos fazem o melhor trabalho possível, considerando o que era conhecido na época, suas habilidades, os recursos disponíveis e a situação em questão.”.
Se o comportamento de alguém não estiver alinhado com a Diretiva Principal, lembre-a sobre a diretiva.
Tive a oportunidade de ver várias retrospectivas sendo transformadas em sessões de reclamação. É bastante comum quando uma retrospectiva não é bem facilitada. É importante entender as razões pelas quais as pessoas reclamam, e isso pode revelar muitos problemas, mas se uma sessão de reclamação ficar fora de controle, ela pode arruinar a retrospectiva geral.
As pessoas não fazem isso com más intenções. Eles simplesmente exteriorizam o que os afeta: eles têm algumas necessidades que não estão sendo atendidas e precisam simbolizar suas emoções. O problema é que uma pessoa que recebe uma reclamação entra imediatamente no modo defensivo, atacando de volta. Isso pode resultar em uma retrospectiva não produtiva.
Se todas as retrospectivas terminarem assim, as pessoas começarão a vê-las como inúteis e deixarão de participar. Uma técnica que eu uso é solicitar que as pessoas se expressem na forma de “desejos”, em vez de acusações.
Isso muda o tom, criando um ambiente “seguro” e, como foi explicado acima, ter um ambiente seguro é uma das coisas mais importantes para uma retrospectiva de sucesso.
Todos os tópicos anteriores são críticos, mas, se não tivermos um bom facilitador, uma retrospectiva provavelmente será um desastre.
Para se tornar um bom facilitador, é necessário ter experiência, treinamento e muita auto-reflexão. Antes de iniciar uma retrospectiva, o facilitador deve ter uma ideia clara do que ele ou ela deseja obter dessa sessão.
Alguns anos atrás, Esther Derby e Diana Larsen, em seu livro Agile Retrospectives, nos explicaram que há cinco fases diferentes durante uma Retrospectiva Ágil.
Se você deseja que as pessoas se envolvam e estejam dispostas a trabalhar com você, convém agradecer a elas por investirem seu tempo na retrospectiva, pois isso fará com que se sintam como colaboradores valiosos.
Feito isso, deixe claro o objetivo da retrospectiva e defina o objetivo da sessão. Você também deve dar um prazo para a reunião.
Depois que os conceitos básicos forem definidos, é imperativo que todos na sala falem. Precisa ser breve (uma ou duas palavras de cada pessoa descrevendo o que ela espera obter da retrospectiva), mas é importante quebrar o gelo dessa maneira.
A maioria das pessoas “se desliga” automaticamente mentalmente quando sente que está prestes a ser submetida a uma reunião sem objetivo e sem graça – portanto, manter uma sensação de espaço é essencial para uma sessão produtiva em grupo.
Poste a pauta existente (se houver) e ajuste-a conforme necessário para que ela se aplique efetivamente à retrospectiva. Se não houver uma pauta, elabore uma antes que a retrospectiva avance mais. Deve ter menos de cinco pontos – mais do que isso é muito complicado para ser prático.
As iterações, embora frequentemente breves, estão repletas de eventos e interações importantes;
Os dados, nesses casos, são necessários para criar uma imagem clara e compartilhada do que ocorreu. Os dados devem abranger eventos (isso pode ser algo adequadamente significativo para a equipe. Pontos de decisão, mudanças nos membros do grupo, marcos, comemorações e implementação de novas tecnologias). Métricas (gráficos de queima, velocidade, contagem de defeitos etc.) e todos os recursos ou histórias que a equipe concluiu. Calendários, documentos, gráficos etc. devem ser usados pela equipe para aprimorar ainda mais esses dados.
Os dados devem ser relatados durante retrospectivas, usando uma mistura de relatórios verbais e recursos visuais, como quadros de tarefas e gráficos; uma linha do tempo também será útil.
Sem recursos visuais bem planejados, as pessoas geralmente não conseguem detectar padrões relevantes e fazer outras conexões com eficiência.
Os dados são inúteis sem interpretação e insight; como tal, toda retrospectiva deve conter um estágio em que as pessoas fazem perguntas sinceras, onde apontam o que vêem errado – e certo – e perguntam: “Por quê?”
Como parte disso, deve-se examinar as várias situações que surgiram, procurando padrões de funcionalidade ou disfuncionalidade.
A equipe deve avaliar os riscos e levar em consideração eventos e resultados inesperados. Isso deve assumir a forma de uma abordagem lógica e medida; lembre-se de que as pessoas tendem a pular para toda e qualquer solução disponível quando um problema é apresentado, e a primeira solução apresentada geralmente não é a melhor.
O estágio de geração de insight é crucial, sem esse estágio, não pode haver estabelecimento de causa e efeito.
Uma vez que a equipe tenha concordado com algumas das melhores soluções possíveis, ela precisa escolher apenas uma ou duas delas e decidir sobre a melhor forma de fazê-lo.
As equipes ágeis costumam planejar essas melhorias para a próxima iteração/sprint do projeto.
Tente fechar retrospectivas de maneira proativa, inspiradora e motivadora.
As pessoas devem sair com uma ideia clara do que é necessário, como está documentado e qual será o acompanhamento.
A equipe também deve sair com uma série de lembretes que os ajudarão a lembrar o que aprenderam durante a retrospectiva; caso contrário, pelo menos alguns deles desaparecerão.
Para executar Retrospectivas Ágeis fantásticas, o facilitador deve poder executar o tipo de retrospectiva mais adequada para a situação específica. Nos próximos dias vou adicionar diversas práticas de retrospectivas na Plataforma Amo Onde Trabalho, não se apresse e escolha a mais adequada para você e sua equipe.
Acredito que isso resume o que é uma retrospectiva ágil.
Espero que tenha gostado das dicas e também da leitura.
Um grande abraço e até a próxima!
