Prática - Feedback Colaborativo

Feedback Colaborativo

A prática Feedback Colaborativo

O feedback, como todos sabemos, é vital para o nosso desenvolvimento no trabalho, precisamos saber o que estamos fazendo certo para podermos continuar e o que estamos fazendo errado para podermos melhorar. O feedback esclarece as expectativas, ajuda as pessoas a aprenderem com seus erros e gera confiança. 

Se às vezes já é difícil pararmos para elogiar um trabalho bem realizado ou uma atitude positiva de um colega, quando precisamos dar um feedback negativo essa tarefa pode ser ainda mais difícil. 

É da natureza humana adiar conversas difíceis ou tentar amenizar alguma situação, mas o problema de se fazer isso, é que a questão nunca é abordada, o problema se agrava, e eventualmente você se vê lidando com um problema muito maior.

O que vejo é que normalmente o ciclo de feedback nas empresas é muito longo, algumas fazem a cada 6 meses, outras uma vez por ano, e por incrível que pareça algumas sequer o fazem. Eu não estou querendo dizer que é errado ter um ciclo longo entre um feedback 360 e outro, claro que o ideal seria um período mais curto, mas precisamos entender, dependendo do número de profissionais em uma empresa isso pode levar semanas e consumir bastante tempo de todos.

O problema de ter ciclos longos entre cada feedback é que eles acabam não sendo  realmente feedbacks, acabam se tornando avaliações de desempenho. Um feedback ideal deve ser fornecido logo após alguma atitude positiva ou negativa, pois quando muito tempo se passa, acabamos esquecendo as coisas boas e tendemos a puxar da nossa memória acontecimentos passados e históricos, podendo não enxergar alguma coisa importante que deveria ser lembrada. 

Quando entregamos esse feedback logo após alguma situação ocorrer, estamos reforçando o comportamento positivo que estamos destacando ou corrigindo qualquer desempenho negativo.

É para isso que eu utilizo o Feedback Colaborativo, e por isso que gosto tanto dessa prática, o feedback deve ser espontâneo e regular, a utilização dele no seu dia a dia é uma ótima maneira de desenvolver e incentivar um ambiente no qual as pessoas se sintam à vontade para dar e receber feedback.

O que é Feedback Colaborativo?

O Feedback Colaborativo é bastante simples e poderoso, é um tipo de feedback que qualquer pessoa pode solicitar para sua equipe quando quiser saber como está o seu desempenho no trabalho. Ele é feito de forma colaborativa e vários integrantes da equipe podem participar, sejam eles pares ou gestores. 

A pessoa que solicitar o Feedback Colaborativo irá entender como a equipe está enxergando o seu trabalho quanto às responsabilidades e atividades do seu papel. Ele pode ser utilizado também para dar feedback referente a como a pessoa está demonstrando os valores da organização no seu dia a dia de trabalho. 

Para algumas necessidades o caminho inverso também é possível, a equipe pode solicitar a utilização do Feedback Colaborativo para algum de seus integrantes. Somente para dar um exemplo de como essa situação pode funcionar, eu e uma das minhas equipes acordamos que faríamos o Feedback Colaborativo pelo menos uma vez ao mês para qualquer novo integrante da equipe enquanto o mesmo estivesse passando pelo período de experiência. A ideia era dar uma chance mais justa para quem passa pelo período de experiência, em muitas empresas as pessoas são dispensadas e sequer sabem os motivos.

Além do Feedback Colaborativo ajudar no fortalecimento de vários Sábios da Gestão Moderna, a sua utilização ajuda também com o problema do longo tempo existente entre os ciclos de feedback da organização. 

Preparando o Feedback Colaborativo

Vou descrever o Feedback Colaborativo da forma como eu o utilizo, baseado nas experiências que tive, porém pode ficar a vontade para adequar essa prática ao contexto e realidade da sua equipe caso necessário.

Você pode utilizar um quadro e desenhar o quadro de feedback sem problemas, mas se você é usuário da plataforma da Amo Onde Trabalho basta fazer o download do Template do Feedback Colaborativo e depois fazer a impressão. Eu costumo imprimir em um formato grande, como um cartaz, para que toda a equipe possa ficar ao seu redor. 

Deixe ele disponível em algum lugar onde a equipe possa utilizar facilmente para realizar os feedbacks solicitados.

Solicitando o Feedback Colaborativo

Agora qualquer pessoa da equipe pode solicitar um Feedback Colaborativo sobre o seu trabalho. Quando isso acontece, a pessoa juntamente com a sua equipe definem quem seria importante estar presente na realização do feedback. Em alguns momentos pode ser importante que toda a equipe participe, outras vezes pode ser feito apenas com pares, o importante é ter conhecimento sobre o trabalho que será avaliado.

Em casos onde a pessoa que será avaliada possuir mais de um papel ou função, minha sugestão é que seja selecionado apenas um deles para o feedback, caso contrário acabará ficando confuso para todos. A exceção pode ocorrer quando for solicitada uma avaliação de valores, nesse caso o papel pode não ter tanta relevância, mesmo assim dependendo do contexto, a decisão deve ser tomada pela equipe.

Sugiro que alguém participe da dinâmica apenas como facilitador, guiando a equipe sem influenciar no resultado, novamente minha sugestão seria alguém em que a equipe confie, isso é importante para que ninguém fique constrangido na hora de dar sua opinião.

Realizando o Feedback Colaborativo

O facilitador deve então reunir todos em frente ao quadro do Feedback Colaborativo para que a dinâmica seja realizada, é a hora de selecionar quais são as responsabilidades ou atividades referentes ao papel que irão receber feedback. Mas lembre-se de que também é possível realizar o feedback sobre os valores, caso isso seja solicitado. 

Em algumas situações ainda pode não existir uma definição formal da organização, quando esse é o caso, a pessoa sendo avaliada e sua equipe devem definir quais são as principais responsabilidades, atividades ou valores relacionados ao papel que será avaliado. 

Acho importante destacar que o objetivo aqui não é fazer a definição de papéis e responsabilidades ou valores, e sim fornecer feedback. A equipe não deve se preocupar em fazer isso perfeitamente, o importante é identificar as responsabilidades ou atividades do dia a dia que necessitam de feedback.

O facilitador deve então adicionar no quadro os post-its contendo o nome da pessoa que irá receber o feedback, o papel selecionado e também as responsabilidades, atividades ou valores onde a pessoa será avaliada.

Vamos ver um exemplo de como seria caso um integrante do time, o Alex, solicitasse para sua equipe a realização de um Feedback Colaborativo. Vamos imaginar que ele pediu para receber o feedback referente ao seu papel de Analista de Sistemas, depois ele e a equipe definiram que serão avaliadas as atividades análise de negócio, análise de requisitos, codificação, testes e o valor trabalho em equipe.

O próximo passo é entender como a equipe, e o próprio Alex, percebem o trabalho que ele está realizando como Analista de Sistemas. Essa parte deve ser realizada para cada uma das responsabilidades, atividades ou valores que foram selecionados para o papel.

Todos devem refletir sobre qual é o nível que melhor representa a situação atual da pessoa que está sendo avaliada para cada uma das responsabilidades, atividades ou valores selecionados. Eu utilizo as cores vermelha, amarela, azul e verde sem nenhum tipo de definição, a ideia é essa mesmo, não criar complexidade desnecessária nesse momento. A equipe pode definir na hora se achar necessário, eu normalmente utilizo o vermelho como ruim, o amarelo como precisa melhorar, o azul como satisfatório e o verde como excelente. 

Para que ninguém seja influenciado, todos devem divulgar o seu feedback sobre cada item de forma simultânea, incluindo a pessoa que está sendo avaliada, todos devem adesivar no resultado escolhido para o item. A pessoa que está recebendo o feedback deve utilizar adesivos em uma cor (você pode utilizar post-its se quiser), enquanto o restante da equipe utiliza em outra. 

Após todos mostrarem seu resultado, é necessário que todos conversem sobre ele, fazendo um alinhamento de expectativas com relação a forma com que o Alex enxerga o seu nível neste item, e como ele está sendo visto pela equipe. Essa ação deve ser repetida para todas as responsabilidades, atividades e valores selecionados, ao final o quadro vai ficar parecendo como na imagem.

Analisando o resultado do Feedback Colaborativo

Perceba que apenas analisando o resultado de cada item, já seria possível extrair informações muito interessantes sobre as expectativas de todos com relação ao desempenho do Alex. 

Vamos ver alguns exemplos:

  • Na atividade análise de negócio, praticamente toda a equipe percebeu que o Alex não está atingindo as expectativas, ele mesmo percebeu isso. Nesse caso esse deve ser um dos itens prioritários na hora da definição de ações de melhoria;
  • Para análise de requisitos existe uma clara diferença de opinião, porém todos concordam que existe espaço para melhorias;
  • Para codificação, testes e trabalho em equipe, existe praticamente um consenso de que o Alex está indo muito bem e atendendo as expectativas de todos da equipe, inclusive as dele mesmo.

O alinhamento dessa parte vai servir como base para a realização da sequência do feedback. 

Pontos de Reconhecimento

Agora os integrantes da equipe devem refletir para elencar no quadro os Pontos de Reconhecimento que o Alex merece pelo trabalho que vem realizando como Analista de Sistemas. Novamente, todos devem colocar seus post-its com os reconhecimentos escritos no quadro do Feedback Colaborativo.

Após isso, todos podem conversar sobre os reconhecimentos feitos ao desempenho, resultados alcançados e boas características pessoais e profissionais do Alex.

Pontos de Melhoria

O próximo passo é refletir para indicar no quadro os Pontos de Melhoria, são as situações onde a equipe acredita que o Alex não está atingindo as expectativas, quanto mais específico melhor, se puder indique alguma situação ocorrida. Novamente, todos devem colocar seus post-its com os pontos de melhoria escritos no quadro do Feedback Colaborativo.

Depois todos podem conversar sobre o resultado, a equipe deve apresentar justificativas para os pontos de melhoria identificados, de preferência se baseando em fatos e indicando situações ocorridas.

Ações Planejadas

Para finalizar, o Alex e sua equipe definem juntos quais ações são necessárias para auxiliá-lo a melhorar o seu desempenho como Analista de Sistemas para que ele atinja as expectativas da equipe. 

Todos devem colocar seus post-its com as ações planejadas no quadro do Feedback Colaborativo

O Alex pode tirar uma foto do seu resultado para poder realizar uma comparação quando solicitar novamente o Feedback Colaborativo para sua equipe.

Dicas para dar um feedback melhor

1 – Escolha um horário e local apropriados

Escolher a hora, e o local certo, é essencial para fornecer um feedback de qualidade. O feedback deve ocorrer em um horário onde todos possam participar, isso evitará que as pessoas fiquem com a cabeça no seu trabalho e façam o feedback às pressas. Também é importante que a equipe se sinta à vontade para conversar e dar seu feedback no local selecionado para a dinâmica.

2 – Utilize exemplos de situações reais

Ninguém gosta de receber um feedback vago e fora da realidade, não podemos ser genéricos na hora de fornecer feedback para alguém. Certifique-se de preparar alguns exemplos específicos do comportamento ou incidente que você observou, explique os efeitos que isso teve em você e/ou na equipe. 

Quando fornecemos sugestões claras sobre como o integrante do time pode fazer as coisas de uma maneira diferente, estamos criando um relacionamento positivo e de confiança.

3 – Evite utilizar linguagem negativa

Ao fornecer feedback evite utilizar frases negativas que façam com que a pessoa fique na defensiva, “você não deveria”, “eu não concordo” e “eu não acho” são alguns exemplos que irão desencorajar a pessoa que está recebendo o feedback.
Sempre tente ser encorajador e utilizar frases que comecem com “Talvez você possa tentar” ou “Você já pensou em fazer …?”.

4 – Utilize linguagem positiva

Quando recebemos feedback através de uma forma positiva, ele estimula nosso cérebro e nos deixa abertos a assumir novas formas de aprendizado. 

Meu conselho é sempre tentar levantar mais Pontos de Reconhecimento do que Pontos de Melhoria, tente dar pelo menos a mesma quantidade para equilibrar as coisas. Fornecer apenas feedback negativo pode fazer com que todo o feedback seja comprometido, pois a pessoa que está recebendo irá, quase com toda a certeza, criar resistência e ignorá-lo.

Não é necessário evitar o feedback negativo, só é preciso lidar com o comportamento negativo ao dar feedback, certifique-se de acompanhá-lo de uma solução ou resultado sugerido. É preciso que fique claro que você está fornecendo esse feedback para ajudar a outra pessoa, não para prejudicá-la ou constrangê-la.

Como essa prática ajuda no fortalecimento da cultura da sua equipe de trabalho?

Fortalecendo a Confiança

Apesar de simples o Feedback Colaborativo pode fazer parte de uma cultura organizacional onde as pessoas tenham confiança para solicitar feedback aos seus colegas de trabalho, e também para recebê-lo. 

No início algumas pessoas podem não querer utilizá-lo, justamente pela falta de confiança, mas com o passar do tempo a confiança vai aumentando, e se incorporando aos poucos na cultura da empresa.

O Feedback Colaborativo pode ajudar a deixar o ambiente confiável e respeitoso, um lugar onde as pessoas não precisem falar dos erros dos colegas pelas costas, se sintam seguras para falar sobre o que está acontecendo abertamente com todos.

Fortalecendo a Transparência

Quando o time se reúne para fazer um Feedback Colaborativo todos têm a oportunidade de mostrar como está a situação das suas expectativas com relação ao trabalho da pessoa que está recebendo o feedback. E quem recebe o feedback pode comparar a forma como está vendo o seu trabalho, com aquilo que a equipe espera dele, ocorrendo assim um alinhamento das expectativas. 

Lembre-se, a falta de transparência e alinhamento quanto à expectativas é um dos principais motivos que levam um profissional ao desânimo e posteriormente ao desengajamento com seu trabalho.

Fortalecendo o Reconhecimento

A utilização do Feedback Colaborativo é um excelente motivo para a equipe refletir e lembrar de vários momentos onde seu colega merecia ter sido reconhecido e não foi. A pessoa que está recebendo o feedback irá ficar bastante feliz com os reconhecimentos que receber e isso ajudará a reforçar ainda mais esses comportamentos nela e também na equipe.

Para o fortalecer ainda mais o Sábio do Reconhecimento na cultura da sua equipe, utilize o Feedback Colaborativo juntamente com alguma outra prática, como por exemplo, os Cartões de Reconhecimento

Fortalecendo a Colaboração

A utilização do Feedback Colaborativo, como o próprio nome já indica, é colaborativo. Realizar atividades de forma colaborativa dá a chance de todos participarem, opinarem e ajudarem, isso ajuda a aumentar o engajamento da equipe com as ações que foram planejadas para ajudar a pessoa avaliada com aquilo que for necessário.

Fortalecendo os Valores

Quando alguém solicita o Feedback Colaborativo, uma das opções pode ser realizar um feedback sobre como essa pessoa está vivenciando os valores da organização no seu trabalho diário. 

Isso fará todos refletirem sobre as ações que foram realizadas e que auxiliaram na demonstração de cada valor, reforçando eles para a equipe.

Lembre-se, os nossos valores não são aqueles que nós apenas definimos, são aqueles que vivenciamos todos os dias no trabalho.

Quando o uso do Feedback Colaborativo não funciona

O Feedback Colaborativo pode fracassar em situações onde não existe nenhuma confiança para que alguém solicite a realização de um feedback, seja por medo do que a equipe vai falar, como ela vai se comportar, ou até mesmo o que irá acontecer caso seus erros cheguem até os ouvidos de algum gerente.

É preciso tomar cuidado para que o feedback dado seja construtivo, caso contrário, pode gerar um desconforto em todos, as pessoas podem começar a ter medo de utilizar a prática.

Todos devem ter o correto entendimento dos motivos da utilização dessa prática, não é uma dinâmica para julgamentos ou apontamento de problemas, é uma dinâmica colaborativa para que a equipe passe seu feedback de forma honesta buscando auxiliar na evolução de um integrante do seu próprio time.

Busque conversar com as pessoas após a realização da dinâmica para entender como elas se sentiram com o resultado, perceba o que está funcionando e o que não está, faça ajustes necessários.

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