O Lean Coffee é uma reunião estruturada, mas sem agenda. Os participantes se reúnem, criam uma agenda e começam a conversar. As conversas são direcionadas e produtivas porque a agenda da reunião foi gerada democraticamente.
Quanto tempo você e sua equipe costumam perder com reuniões? Sem um bom facilitador e sem agenda o tempo investido em reuniões pode ser muito grande e pouco produtivo. Não seria ótimo eliminar parte do desperdício e ainda por cima ajudar com o aprendizado e a criatividade?
Como você pode imaginar pelo nome, ele combina o Pensamento Lean (Lean Thinking) com a ideia de se reunir em um local informal de reunião, como uma cafeteria, uma sala de conferências ou um espaço aberto.
Dependendo do seu contexto, você também pode considerar o uso dessa técnica para apresentar a um pequeno grupo de pessoas tópicos sobre os quais eles precisam aprender mais. Por exemplo, você pode utilizar a prática Lean Coffee para obter uma leitura rápida sobre o nível de conhecimento das pessoas sobre determinado assunto quando eles se juntam a sua equipe de trabalho.
Ficou interessado? Vamos dar uma olhada então em como funciona essa prática Lean para reuniões.
O Lean Coffee começou em Seattle em 2009. Na época, os co-criadores Jim Benson e Jeremy Lightsmith procuravam uma técnica que apoiasse a discussão das técnicas Lean no trabalho do conhecimento. Dito de forma simples:
Eles queriam um grupo que não dependesse de mais nada além de pessoas aparecendo e desejando aprender ou criar.
O formato Lean Coffee é fácil de seguir e eficaz para facilitar o aprendizado e a colaboração por meio de discussões em grupo.
As reuniões no formato Lean Coffee são muito mais eficazes e agradáveis, porque devolvemos o controle para aqueles que podem usá-lo da melhor maneira. Não existirá uma pessoa dominando a conversa ou agendas rígidas, longas e improdutivas. Utilizando essa prática, os participantes executam o show, como deveria ser.
Quem participa desse tipo de reunião acaba tendo um engajamento muito maior pois ajudaram a definir os tópicos e votaram na “agenda”. As discussões fluem de forma mais natural, indo para onde precisa e ficando longe do desnecessário. Todo mundo tem interesse em manter a reunião no ponto, e os níveis de propriedade e engajamento ultrapassaram em muito os vistos em reuniões e discussões normais de trabalho.
Um dos melhores detalhes do Lean Coffee é que você cria uma discussão bem diferente do dia a dia, portanto, seria bom sair do seu ambiente diário e alterá-lo para um local criativo que não seja um ambiente de escritório, mas caso você queira utilizar uma sala de reuniões também não tem problema.
Agora vamos dar uma olhada em um passo a passo de como sugiro a realização dessa prática para que você consiga fortalecer ao máximo os Sábios da Gestão Moderna na sua equipe de trabalho.
Configure um quadro Kanban com 3 colunas rotuladas como “Para Discutir”, “Discutindo” e “Discutido / Concluído”. Para um grupo grande, use uma parede ou quadro branco; para menos participantes você pode fazer até mesmo sobre a mesa ou em um flipchart.
Peça a cada pessoa que escreva tópicos sobre os quais gostariam de falar em notas separadas. Dê a eles uma quantidade de tempo definida, de preferência de três a cinco minutos.
Particularmente, se você estiver trabalhando com um grupo em que pelo menos alguns deles não estejam familiarizados com o Lean Coffee, considere sugerir um tema para a conversa, como uma pergunta em particular que você deseja que eles se concentrem em responder ou em um problema que precisa ser resolvido.
Peça a todos que colem suas notas na coluna “Para discutir”. Verifique se existem notas duplicatas ou similares e esclareça se algo que eles escreveram não está claro para os outros participantes.
Faça uma votação rápida para priorizar os tópicos, ou seja, determinar qual tópico será tratado primeiro, segundo, terceiro … (prefiro dar a cada pessoa três votos). Se houver um empate no número de votos para qualquer item, você poderá atuar como desempate.
Organize os tópicos em ordem de prioridade (com base no número de votos) e especifique quanto tempo você reservará para a conversa inicial sobre cada tópico (prefiro curtos períodos de tempo, como 5 minutos por tópico por exemplo).
Inicie o cronômetro e mova o primeiro tópico (de mais alta prioridade) para a coluna “Discutindo”. Peça a um voluntário para iniciar a conversa. Quando o tempo expirar, dê ao grupo a oportunidade de decidir se deve continuar falando sobre esse tópico ou seguir para o próximo, caso seja necessário adicione mais um tempo para o tópico em discussão. Mantenha o tempo curto, adicione mais uns 3 minutos para não deixar a discussão se tornar improdutiva.
Você pode repetir o passo anterior quantas vezes for necessário, assim que a equipe ficar satisfeita o tópico deve ser movido para a coluna “Discutido”.
Mova o próximo tópico para a coluna “Discutindo” e continue até que você esteja sem tempo ou sem tópicos.
Minha sugestão é que você tenha um local para adicionar ações levantadas pela equipe e no final facilite uma conversa sobre as próximas etapas ou itens de ação que podem ser executados. Faça uma pequena retrospectiva no final da sessão para obter os principais pontos-chave e / ou itens de ação do grupo. Isso geralmente é importante se você estiver usando a reunião para conduzir decisões ou criar trabalho.
Mantenha o quadro do Lean Coffee em um local visível (se você tiver essa opção) ou tire uma foto digital dele antes de removê-la do espaço de trabalho.
Uma das coisas mais legais sobre o Lean Coffee é que as reuniões são muito mais eficazes e agradáveis, porque devolvemos o controle para aqueles que podem usá-lo da melhor maneira.. As equipes são donas do debate e ações, criando uma sensação fantástica de empoderamento.
A prática Lean Coffee mostra um grande nível de participação e engajamento justamente por que tudo é realizado de forma colaborativa, desde a seleção dos assuntos até a definição de próximos passos e aprendizado.
O Lean Coffee é um local em que a equipe se sente segura e confortável, permitindo que conversem livremente sobre suas frustrações. Isso é altamente benéfico, porque, durante a conversa, as pessoas têm uma chance de serem ouvidas, e qualquer pessoa se engaja quando existe transparência.
Além de todo o aprendizado obtido durante a conversa sobre cada tópico, ao final de uma sessão de Lean Coffee vários pontos são levantados como próximos passos e aprendizados que ajudarão a equipe a criar uma cultura de melhoria contínua.
Para resumir, descobri que as reuniões do Lean Coffee são muito mais eficazes e agradáveis, as discussões fluem de forma mais natural, indo para onde precisam e ficando longe do desnecessário. Todo mundo tem interesse em manter a reunião no ponto, e os níveis de participação e engajamento são realmente muito maiores.
Espero que tenha gostado das dicas e também da leitura.
Um grande abraço e até a próxima!
