Como construir uma cultura de trabalho remoto produtiva

Introdução - Construindo uma cultura de trabalho remoto produtiva

Nesse conteúdo eu quero abordar uma situação extremamente importante: Como construir uma cultura de trabalho remoto produtiva

Se você foi uma das muitas pessoas que precisou começar a trabalhar de forma remota há pouco tempo, então você tem uma ideia de como é difícil construir uma cultura de trabalho produtiva mesmo de forma presencial, remotamente isso pode se tornar ainda mais difícil.

Como sugestão abaixo estão os três conteúdos anteriores que escrevi aqui na Amo Onde Trabalho, você pode acessar aqui:

Construindo uma cultura de trabalho remoto produtiva

Na sequência, vamos dar uma olhada em três coisas que são necessárias para uma reunião remota se manter produtiva: Testar as Ferramentas, Definir e Alinhar Regras e Definir Papéis.

Depois para finalizar adicionei um checklist de resumo para  para cada etapa do trabalho.

Teste as Ferramentas

Facilite o acesso às ferramentas. Faça as pessoas se sentirem confiantes trabalhando online.

Porque?

Dê a todos da equipe o mesmo acesso, tanto para participar quanto para obter informações.

Economize tempo precioso da reunião que seria utilizado para solucionar problemas ou fazer os participantes se sentirem seguros. Gaste mais tempo colaborando.

Chegue a um acordo sobre maneiras de se recuperar rapidamente se problemas acontecerem – e eles ocorrerão – com as ferramentas e a tecnologia.

Como?

Perguntas Importantes

Defina e Alinhe Regras

Todos precisam saber o que é considerado uma cultura de trabalho remoto protudiva. Faça com que todos estejam alinhados.

Porque?

Definir expectativas dá a todos tranquilidade.

Nós não somos máquinas, todo mundo precisa descansar. Erros acontecem. Permita que você e os outros se recuperem quando algo acontecer.

É essencial saber o que não é aceitável para o trabalho remoto. Seja aberto e honesto sobre isso com todos.

Como?

Perguntas Importantes

Defina Papéis

Todos precisam saber qual é o seu papel durante o trabalho remoto.

Porque?

Quando os colegas sabem suas contribuições para a equipe, eles podem colaborar e levar o trabalho adiante.

Perdemos interações espontâneas quando não estamos no escritório. Reserve tempo e espaço para sua equipe, para que eles se sintam conectados.

Precisamos de um objetivo para fazer o nosso melhor trabalho. Celebre os valores, habilidades e necessidades de cada companheiro de equipe.

Como?

Perguntas Importantes

Faça reuniões que criem equilíbrio e energizem o grupo durante o trabalho remoto

Agora vou descrever um pequeno checklist de dicas simples que considero importantes para todas as etapas de um trabalho remoto.

Parte 1 - Preparando o Trabalho Remoto

Faça o Mapeamento da Logística

Objetivos: Garantir que a equipe alcance os objetivos / Maximizar a participação das partes interessadas certas / Otimizar a colaboração para diferentes locais

Comunique objetivos explícitos para manter os grupos remotos nos trilhos. O que você quer como resultado do trabalho?

Grupos de 10 a 25 pessoas funcionam melhor. As atividades práticas são difíceis para grupos maiores. Inclua uma mistura de papéis para diversas perspectivas.

Crie estratégias para a situação remota de sua equipe. Você provavelmente precisará de uma mistura de ferramentas que você deve configurar e testar com antecedência.

As sessões de 2 a 4 horas funcionam melhor. Programe vários segmentos se necessário, e trabalhe de forma assíncrona quando possível. Esteja ciente dos fusos horários.

Reserve salas e equipamentos para os participantes co-localizados. Agende uma vídeo chamada e certifique-se de que participantes remotos participem de um local silencioso.

Determine os Métodos

Objetivos: Promover a criatividade do grupo / Criar um fluxo suave / Maximizar o envolvimento durante o workshop.

Escolha atividades para envolver o grupo e alcançar seus objetivos. Workshop de 3 horas pode ter 4-6 exercícios (~ 30 + minutos cada).

Nem todo exercício funcionará da mesma forma em um ambiente remoto. Adapte as etapas do trabalho com as ferramentas que você terá em um contexto remoto.

Estabeleça limites de tempo para manter a atenção e foco. Divida as atividades em etapas curtas (1 a 5 minutos cada). Estimativa baixa: você sempre pode adicionar mais tempo, se necessário.

Crie uma sequência para o workshop. Visualize o fluxo geral para você e para os outros.

Continue a ação de forma constante. Aproveite para realizar multitarefas e exija que os participantes usem diferentes canais, por exemplo, alterne do bate-papo para o vídeo para um documento e vice-versa

Mapeie os espaços para trabalhar em documentos compartilhados ou ferramentas de quadro online. Numere etapas claramente para orientação. Dê aos participantes uma noção do que virá a seguir.

Execute cada etapa sozinho ou com um co-facilitador para identificar possíveis problemas, por exemplo, o tempo necessário por exercício etc.

Configure o Workshop

Objetivos: Aumentar a probabilidade de participação / Reduzir o risco de ficar no meio do caminho / Maximizar o tempo de colaboração juntos

Configure um local central on-line (por exemplo, em um ferramenta de canva virtual) para introduzir o objetivo do workshop e resumir os resultados. Isso serve como uma base para a equipe.

Convide os participantes e envie lembretes. Seja claro sobre o que é esperado deles, um esboço com detalhes da equipe, ferramentas e tarefas é uma ótima ideia.

As sessões remotas ficam mais lentas mesmo se apenas uma pessoa não puder usar as ferramentas efetivamente. Garanta que todos tenham acesso e inclua links e guias com antecedência.

Comece com o pré-trabalho. Envie um  lembrete para as pessoas caso alguma atividade precise ser concluída antes. Inicie uma conversa em grupo sobre o workshop para fazer a bola rolar antes de se encontrar.

Entre em contato com os participantes depois de atribuir o pré-trabalho. Confirme sua participação e responda a todas as perguntas que surgirem.

Parte 2 - Durante o Trabalho Remoto

Oriente o Time

Objetivos: Criar um ambiente criativo e seguro / Garantir a participação igual de todos / Reduzir o risco de sair do caminho

Converse um pouco com as pessoas que vierem. Avalie sua configuração e faça ajustes, por exemplo, informe alguém sobre o ruído de fundo ou solucione problemas de acesso.

Se certifique que todos sejam apresentados (veja algumas práticas como “Eu, Em Imagens ”). Peça que compartilhem detalhes pessoais para melhorar a formação de equipes.

Obtenha melhor engajamento com um exercício de aquecimento. Adapte conforme a configuração remota, por exemplo, todos compartilhem uma foto do seu espaço de trabalho.

Execute Atividades

Objetivos: maximizar a eficácia de cada atividade / aumentar a participação da equipe / garantir que os objetivos sejam alcançados

Comunique demais instruções de cada atividade e demonstre exatamente o que é esperado.

Não deixe as funções ao acaso em configurações remotas. Faça a definição de qualquer papel necessário com antecedência, um co-facilitador sempre é uma boa opção.

Favoreça exercícios que podem ser feitos individualmente. Use telefones celulares para tirar fotos de esboços ou flipcharts. Cronometre cada exercício, utilize música para preencher o silêncio.

Grupos são difíceis com um único canal de áudio, mas são possíveis. Algumas ferramentas possuem recursos para esse tipo de trabalho (por exemplo, Zoom).

Volte e discuta o trabalho. Faça revezamentos para que todos participem. Use webcams para melhorar a comunicação não-verbal.

Conclua

Objetivos: Entender os resultados do workshop como um grupo / Aumentar a capacidade da equipe de tomar decisões / Manter o ritmo criativo.

Use um quadro branco digital para visualizar os trabalhos realizados e utilize uma prática para agrupar e encontrar padrões. 

Obtenha consenso da equipe usando o bate-papo para pesquisas rápidas, ou configure uma pesquisa antecipadamente. Caso tenha interesse você pode usar as Supercartas de Colaboração Remota para fazer votações usando a carta de positivo ou a carta de negativo, de acordo com seu voto.

Capture conteúdo em documentos compartilhados e em quadros brancos digitais conforme eles são criados.
Designe alguém para fazer esse trabalho e garantir que tudo esteja documentado.

Prepare itens de ação e atribua-os no final, por exemplo, priorização adicional ou pesquisas. Também planeje um acompanhamento.

Compare os resultados com seus objetivos e reflita sobre o workshop. Crie um espaço em um mural ou documento compartilhado para obter feedback ou configurar uma pesquisa rápida.

Parte 3 - Acompanhamento do Trabalho Remoto

Compartilhe os Resultados

Objetivos: Aumentar a visibilidade dos resultados do workshop / Reduzir a chance das pessoas não acompanharem os itens de ação / Maximizar o impacto dos resultados

Envie artefatos do workshop para os participantes imediatamente depois. Atualize seu painel do workshop painel os principais resultados e feedback do grupo.

Integre as saídas geradas em outros documentos. Faça capturas de tela, exporte o trabalho e faça o download de documentos para incluir em suas apresentações finais.

Atualize seu plano de projeto com o feedback das partes interessadas. Use o feedback da equipe para a próxima iteração e sessão de trabalho remota.

Refine os Métodos

Aprimorar as habilidades remotas / Estabelecer as melhores práticas para sua equipe / Maximizar a reutilização de materiais

Avalie a eficácia de seus métodos e facilitação em uma retrospectiva. Incorpore o feedback da equipe em como você executará seu próximo workshop.

Crie cópias de materiais para referência futura. Mantenha uma convenção de nomenclatura consistente.

Crie modelos do seu workshop para uso futuro. Crie um documento ou pasta para manter as melhores práticas. Crie um estudo de caso para compartilhar com outras pessoas.

Finalizando

À medida que a tecnologia muda, os workshops remotos continuarão evoluindo. Você não precisa esperar, as ferramentas tecnológicas continuarão a melhorar, mas você pode aproveitar a criatividade coletiva de sua equipe remota agora. 

Estou confiante de que, à medida que novas soluções se tornem disponíveis, ficaremos mais confortáveis facilitando de longe e realizando trabalhos remotamente.

Existe alguma outra dica que você daria para as pessoas que começaram a trabalhar remotamente? Deixe seu comentário!

Um grande abraço e até a próxima!

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