Como construir uma cultura de trabalho remoto produtiva
Introdução - Construindo uma cultura de trabalho remoto produtiva
Nesse conteúdo eu quero abordar uma situação extremamente importante: Como construir uma cultura de trabalho remoto produtiva.
Se você foi uma das muitas pessoas que precisou começar a trabalhar de forma remota há pouco tempo, então você tem uma ideia de como é difícil construir uma cultura de trabalho produtiva mesmo de forma presencial, remotamente isso pode se tornar ainda mais difícil.
Como sugestão abaixo estão os três conteúdos anteriores que escrevi aqui na Amo Onde Trabalho, você pode acessar aqui:
Construindo uma cultura de trabalho remoto produtiva
Na sequência, vamos dar uma olhada em três coisas que são necessárias para uma reunião remota se manter produtiva: Testar as Ferramentas, Definir e Alinhar Regras e Definir Papéis.
Depois para finalizar adicionei um checklist de resumo para para cada etapa do trabalho.
Teste as Ferramentas
Facilite o acesso às ferramentas. Faça as pessoas se sentirem confiantes trabalhando online.
Porque?
- Nivelar o campo de jogo
Dê a todos da equipe o mesmo acesso, tanto para participar quanto para obter informações.
- Tornar as reuniões on-line eficientes
Economize tempo precioso da reunião que seria utilizado para solucionar problemas ou fazer os participantes se sentirem seguros. Gaste mais tempo colaborando.
- Recupere-se rapidamente
Chegue a um acordo sobre maneiras de se recuperar rapidamente se problemas acontecerem – e eles ocorrerão – com as ferramentas e a tecnologia.
Como?
- Crie um canal assíncrono para os colegas de equipe solicitarem ajuda para acessar e usar ferramentas.
- Envie convites para que todos possam acessar essas ferramentas e confirme que podem.
- Configure 30 minutos com sua equipe para testar e praticar o uso das ferramentas.
Perguntas Importantes
- Todo mundo tem a ferramenta instalada?
- Todos podem acessar a ferramenta?
- Todo mundo sabe como usar os recursos básicos de cada ferramenta?
- O que podemos usar caso a ferramenta e a tecnologia falhem?
Defina e Alinhe Regras
Todos precisam saber o que é considerado uma cultura de trabalho remoto protudiva. Faça com que todos estejam alinhados.
Porque?
- Harmonizar o trabalho em equipe
Definir expectativas dá a todos tranquilidade.
- Estabelecer limites
Nós não somos máquinas, todo mundo precisa descansar. Erros acontecem. Permita que você e os outros se recuperem quando algo acontecer.
- Reforçar normas
É essencial saber o que não é aceitável para o trabalho remoto. Seja aberto e honesto sobre isso com todos.
Como?
- Reconheça diferenças de fuso horário. Celebre sua equipe diversificada.
- Discuta e concorde com o cronograma de trabalho da sua equipe.
- Decida quando e onde se encontrar em tempo real. Decida como você fará o trabalho assíncrono.
Perguntas Importantes
- Quando todos precisam estar disponíveis online?
- Quantas vezes é necessário fazer o check-in?
- Como gerenciamos as interações quando alguém está fora do horário de trabalho?
- O que define um espaço de trabalho bem-sucedido? (Digital e Físico)
Defina Papéis
Todos precisam saber qual é o seu papel durante o trabalho remoto.
Porque?
- Manter o momento
Quando os colegas sabem suas contribuições para a equipe, eles podem colaborar e levar o trabalho adiante.
- Construir comunidade
Perdemos interações espontâneas quando não estamos no escritório. Reserve tempo e espaço para sua equipe, para que eles se sintam conectados.
- Fornecer propósito
Precisamos de um objetivo para fazer o nosso melhor trabalho. Celebre os valores, habilidades e necessidades de cada companheiro de equipe.
Como?
- Faça o mapeamento junto com a sua equipe, use uma prática como o Canva de Propósito do Time para identificar funções, responsabilidades e conexões.
- Ajude a equipe a criar confiança, colaborar e trabalhar efetivamente em direção a objetivos comuns.
- Cada indivíduo é responsável por seu papel na equipe e pela evolução dos papéis, conforme necessário.
Perguntas Importantes
- Quais são os talentos e habilidades que cada pessoa traz para nossa equipe?
- Que rituais e práticas temos no trabalho que queremos iniciar, parar e continuar fazendo quando estamos remotos?
- Quem na equipe pode nos ajudar a iniciar, parar ou continuar esses hábitos?
- O que trago para esta equipe para ter sucesso?
Faça reuniões que criem equilíbrio e energizem o grupo durante o trabalho remoto
Agora vou descrever um pequeno checklist de dicas simples que considero importantes para todas as etapas de um trabalho remoto.
Parte 1 - Preparando o Trabalho Remoto
Faça o Mapeamento da Logística
Objetivos: Garantir que a equipe alcance os objetivos / Maximizar a participação das partes interessadas certas / Otimizar a colaboração para diferentes locais
- Defina Metas
Comunique objetivos explícitos para manter os grupos remotos nos trilhos. O que você quer como resultado do trabalho?
- Selecione Participantes
Grupos de 10 a 25 pessoas funcionam melhor. As atividades práticas são difíceis para grupos maiores. Inclua uma mistura de papéis para diversas perspectivas.
- Determine como Colaborar
Crie estratégias para a situação remota de sua equipe. Você provavelmente precisará de uma mistura de ferramentas que você deve configurar e testar com antecedência.
- Defina data, hora, duração
As sessões de 2 a 4 horas funcionam melhor. Programe vários segmentos se necessário, e trabalhe de forma assíncrona quando possível. Esteja ciente dos fusos horários.
- Cronograma, Localização, Meios
Reserve salas e equipamentos para os participantes co-localizados. Agende uma vídeo chamada e certifique-se de que participantes remotos participem de um local silencioso.
Determine os Métodos
Objetivos: Promover a criatividade do grupo / Criar um fluxo suave / Maximizar o envolvimento durante o workshop.
- Selecione as Atividades
Escolha atividades para envolver o grupo e alcançar seus objetivos. Workshop de 3 horas pode ter 4-6 exercícios (~ 30 + minutos cada).
- Customize, Modifique Métodos
Nem todo exercício funcionará da mesma forma em um ambiente remoto. Adapte as etapas do trabalho com as ferramentas que você terá em um contexto remoto.
- Agende Exercícios e Atividades
Estabeleça limites de tempo para manter a atenção e foco. Divida as atividades em etapas curtas (1 a 5 minutos cada). Estimativa baixa: você sempre pode adicionar mais tempo, se necessário.
- Crie um Fluxo
Crie uma sequência para o workshop. Visualize o fluxo geral para você e para os outros.
- Planeje o Engajamento
Continue a ação de forma constante. Aproveite para realizar multitarefas e exija que os participantes usem diferentes canais, por exemplo, alterne do bate-papo para o vídeo para um documento e vice-versa
- Configure os Modelos
Mapeie os espaços para trabalhar em documentos compartilhados ou ferramentas de quadro online. Numere etapas claramente para orientação. Dê aos participantes uma noção do que virá a seguir.
- Ensaie os Exercícios
Execute cada etapa sozinho ou com um co-facilitador para identificar possíveis problemas, por exemplo, o tempo necessário por exercício etc.
Configure o Workshop
Objetivos: Aumentar a probabilidade de participação / Reduzir o risco de ficar no meio do caminho / Maximizar o tempo de colaboração juntos
- Crie Um Painel de Controle
Configure um local central on-line (por exemplo, em um ferramenta de canva virtual) para introduzir o objetivo do workshop e resumir os resultados. Isso serve como uma base para a equipe.
- Convide Outras Pessoas
Convide os participantes e envie lembretes. Seja claro sobre o que é esperado deles, um esboço com detalhes da equipe, ferramentas e tarefas é uma ótima ideia.
- Introduza Ferramentas
As sessões remotas ficam mais lentas mesmo se apenas uma pessoa não puder usar as ferramentas efetivamente. Garanta que todos tenham acesso e inclua links e guias com antecedência.
- Atribua Tarefas Antes
Comece com o pré-trabalho. Envie um lembrete para as pessoas caso alguma atividade precise ser concluída antes. Inicie uma conversa em grupo sobre o workshop para fazer a bola rolar antes de se encontrar.
- Responda as Perguntas
Entre em contato com os participantes depois de atribuir o pré-trabalho. Confirme sua participação e responda a todas as perguntas que surgirem.
Parte 2 - Durante o Trabalho Remoto
Oriente o Time
Objetivos: Criar um ambiente criativo e seguro / Garantir a participação igual de todos / Reduzir o risco de sair do caminho
- Kick-off
Converse um pouco com as pessoas que vierem. Avalie sua configuração e faça ajustes, por exemplo, informe alguém sobre o ruído de fundo ou solucione problemas de acesso.
- Faça Introduções
Se certifique que todos sejam apresentados (veja algumas práticas como “Eu, Em Imagens ”). Peça que compartilhem detalhes pessoais para melhorar a formação de equipes.
- Faça Um Aquecimento
Obtenha melhor engajamento com um exercício de aquecimento. Adapte conforme a configuração remota, por exemplo, todos compartilhem uma foto do seu espaço de trabalho.
Execute Atividades
Objetivos: maximizar a eficácia de cada atividade / aumentar a participação da equipe / garantir que os objetivos sejam alcançados
- Explique as Técnicas
Comunique demais instruções de cada atividade e demonstre exatamente o que é esperado.
- Determine os Papéis
Não deixe as funções ao acaso em configurações remotas. Faça a definição de qualquer papel necessário com antecedência, um co-facilitador sempre é uma boa opção.
- Trabalhe Individualmente
Favoreça exercícios que podem ser feitos individualmente. Use telefones celulares para tirar fotos de esboços ou flipcharts. Cronometre cada exercício, utilize música para preencher o silêncio.
- Trabalhe em Grupos
Grupos são difíceis com um único canal de áudio, mas são possíveis. Algumas ferramentas possuem recursos para esse tipo de trabalho (por exemplo, Zoom).
- Discuta Como um Grupo
Volte e discuta o trabalho. Faça revezamentos para que todos participem. Use webcams para melhorar a comunicação não-verbal.
Conclua
Objetivos: Entender os resultados do workshop como um grupo / Aumentar a capacidade da equipe de tomar decisões / Manter o ritmo criativo.
- Encontre Padrões
Use um quadro branco digital para visualizar os trabalhos realizados e utilize uma prática para agrupar e encontrar padrões.
- Decida Em Conjunto
Obtenha consenso da equipe usando o bate-papo para pesquisas rápidas, ou configure uma pesquisa antecipadamente. Caso tenha interesse você pode usar as Supercartas de Colaboração Remota para fazer votações usando a carta de positivo ou a carta de negativo, de acordo com seu voto.
- Documente Coisas Importantes
Capture conteúdo em documentos compartilhados e em quadros brancos digitais conforme eles são criados.
Designe alguém para fazer esse trabalho e garantir que tudo esteja documentado.
- Distribua Trabalho Para Depois
Prepare itens de ação e atribua-os no final, por exemplo, priorização adicional ou pesquisas. Também planeje um acompanhamento.
- Reflita
Compare os resultados com seus objetivos e reflita sobre o workshop. Crie um espaço em um mural ou documento compartilhado para obter feedback ou configurar uma pesquisa rápida.
Parte 3 - Acompanhamento do Trabalho Remoto
Compartilhe os Resultados
Objetivos: Aumentar a visibilidade dos resultados do workshop / Reduzir a chance das pessoas não acompanharem os itens de ação / Maximizar o impacto dos resultados
- Envie Um Resumo
Envie artefatos do workshop para os participantes imediatamente depois. Atualize seu painel do workshop painel os principais resultados e feedback do grupo.
- Faça Uma Integração dos Resultados
Integre as saídas geradas em outros documentos. Faça capturas de tela, exporte o trabalho e faça o download de documentos para incluir em suas apresentações finais.
- Colete Feedback
Atualize seu plano de projeto com o feedback das partes interessadas. Use o feedback da equipe para a próxima iteração e sessão de trabalho remota.
Refine os Métodos
Aprimorar as habilidades remotas / Estabelecer as melhores práticas para sua equipe / Maximizar a reutilização de materiais
- Reflita e Atualize
Avalie a eficácia de seus métodos e facilitação em uma retrospectiva. Incorpore o feedback da equipe em como você executará seu próximo workshop.
- Arquive o Trabalho
Crie cópias de materiais para referência futura. Mantenha uma convenção de nomenclatura consistente.
- Reuse Materiais
Crie modelos do seu workshop para uso futuro. Crie um documento ou pasta para manter as melhores práticas. Crie um estudo de caso para compartilhar com outras pessoas.
Finalizando
À medida que a tecnologia muda, os workshops remotos continuarão evoluindo. Você não precisa esperar, as ferramentas tecnológicas continuarão a melhorar, mas você pode aproveitar a criatividade coletiva de sua equipe remota agora.
Estou confiante de que, à medida que novas soluções se tornem disponíveis, ficaremos mais confortáveis facilitando de longe e realizando trabalhos remotamente.
Existe alguma outra dica que você daria para as pessoas que começaram a trabalhar remotamente? Deixe seu comentário!
Um grande abraço e até a próxima!
Contribuição de:
