A Análise SWOT (também conhecida como FOFA) é uma ferramenta que você pode utilizar para avaliar a posição atual da sua organização (ou equipe) antes de decidir sobre qualquer nova estratégia.
Utilizar a Análise SWOT vai ajudar você e sua equipe a descobrirem aquilo que está funcionando bem e o que não está indo tão bem. Ela vai ajudar em reflexões como para onde desejamos ir, como podemos chegar lá – e o que pode nos atrapalhar? Esses são grandes problemas e você precisará de uma técnica poderosa, mas simples para ajudá-lo: Análise SWOT.
A análise costuma ser usada por empresas que estão entrando no mercado, lançando novos projetos ou entrando em novos mercados. Mas também pode ser usada em qualquer planejamento, até mesmo para desenvolvimento pessoal.
Neste texto vou ajudar você a descobrir o que é a Análise SWOT, como realizar e como aplicar seus benefícios ao máximo para fortalecer os Sábios da Gestão Moderna.
SWOT significa Forças, Fraquezas, Oportunidades e Ameaças (Strengths, Weaknesses, Opportunities, and Threats); portanto, uma Análise SWOT é uma técnica para avaliar esses quatro aspectos do seu negócio.
Você pode usar a análise SWOT para aproveitar ao máximo o que você tem, para a melhor vantagem da sua organização. E você pode reduzir as chances de fracassar, entendendo o que está faltando e eliminando os perigos que, de outra forma, o pegariam de surpresa.
Melhor ainda, você pode começar a elaborar uma estratégia que o diferencie dos seus concorrentes e, assim, consiga competir com sucesso em seu mercado. A análise proporciona um diagnóstico completo da situação da própria empresa e dos ambientes que estão no seu entorno, de maneira que ajude a correr menos riscos e aproveitar as oportunidades.
Você pode fazer o download do template da Análise SWOT no final desse texto, caso prefira você pode criar seu próprio modelo, é uma grade simples 2×2, com um quadrado para cada um dos quatro aspectos do SWOT.
Você pode abordar uma Análise SWOT de duas maneiras: reunir as pessoas para iniciar a formulação da estratégia informalmente ou como uma ferramenta mais sofisticada e formal.
Em ambos os casos, reúna uma equipe de várias funções e níveis em sua organização. Use as técnicas de brainstorming para criar uma lista de idéias sobre a posição atual da sua equipe ou organização. Toda vez que você identificar uma Força, Fraqueza, Oportunidade ou Ameaça, anote-a na parte correspondente da matriz.
Para esclarecer a qual seção uma ideia pertence, pode ser útil pensar nas Forças e Fraquezas como Fatores Internos – isto é, relacionados à organização, seus ativos, processos e pessoas. Pense em Oportunidades e Ameaças como Fatores Externos, decorrentes de seu mercado, concorrência e economia em geral.
Vamos examinar cada área com mais detalhes e considerar quais perguntas você poderia fazer como parte de sua análise.
A Análise SWOT considera como ambiente interno as Forças e Fraquezas. No ambiente interno é possível ter o controle de tudo que o envolve, como a capacidade intelectual, tecnologia utilizada, ações de comunicação e marketing, cultura organizacional, gestão de projetos entre outros. Quando se trata do ambiente interno, considere que você precisa avaliar critérios como:
O que nossos clientes mais amam? Em que somos mais eficientes? O que podemos fazer por menos dinheiro? O que podemos fazer em menos tempo? O que nos destaca?
Pontos fortes são coisas que sua organização faz particularmente bem ou de uma maneira que o distingue dos seus concorrentes. Pense nas vantagens que sua organização tem sobre outras organizações. Isso pode ser o engajamento de sua equipe, processos modernos de desenvolvimento, acesso a determinadas ferramentas ou uma forte cultura organizacional.
Seus pontos fortes são parte integrante da sua organização, então pense no que a torna importante. O que você faz melhor do que ninguém? Quais valores impulsionam seus negócios e sua equipe? Quais recursos únicos ou de menor custo você pode usar que outros não podem?
Em seguida, mude sua perspectiva e pergunte-se o que seus concorrentes podem ver como seus pontos fortes. Quais fatores mostram que você está à frente deles?
Lembre-se de que qualquer aspecto da sua organização é apenas uma força se lhe traz uma clara vantagem. Por exemplo, se todos os seus concorrentes fornecem produtos de alta qualidade, um processo de produção de alta qualidade, então essa não é uma força no seu mercado: é uma necessidade.
Onde nos falta eficiência? Onde estamos desperdiçando dinheiro? Onde estamos perdendo tempo e recursos? O que nossos concorrentes fazem melhor? Quais são as nossas principais reclamações de clientes?
Agora é hora de considerar os pontos fracos da sua equipe ou organização. Seja honesto! Uma Análise SWOT só será valiosa se você reunir todas as informações necessárias. Portanto, é melhor ser realista agora e enfrentar quaisquer verdades desagradáveis o mais rápido possível.
Pontos fracos, assim como pontos fortes, são características inerentes à sua organização, portanto, foque no seu pessoal, recursos, sistemas e procedimentos. Pense no que você poderia melhorar e nos tipos de práticas que você deve evitar.
Mais uma vez, imagine (ou descubra) como as outras pessoas do seu mercado o veem. Reserve um tempo para examinar como e por que seus concorrentes estão se saindo melhor que você. O que está faltando?
Aqui, entram questões relacionadas à política, epidemias, crises econômicas, desastres ambientais, taxa de juros, concorrência, mudanças na legislação, entre outras.
Nesse caso, é essencial que a empresa esteja atenta a tudo que envolve o mercado no qual está inserida, a fim de lidar de forma eficaz com quaisquer acontecimentos. Aqui, as oportunidades e ameaças devem ser observadas e trabalhadas.
A Análise SWOT relacionada ao ambiente externo envolve o microambiente e o macroambiente. O primeiro envolve as forças que trabalham em seu setor de atividade e a forma como sua agência se relaciona com elas. De modo geral, alguns aspectos que podem ser tratados como oportunidades ou ameaças envolvem:
O que está faltando em nosso mercado? O que poderíamos criar ou fazer melhor do que um concorrente? Que novas tendências estão ocorrendo? Que nova tecnologia poderíamos usar? Que aberturas no mercado existem?
Oportunidades são aberturas ou chances de que algo positivo aconteça, mas você precisará reivindicá-las por si mesmo!
Elas geralmente surgem de situações fora da sua organização e exigem um olhar para o que pode acontecer no futuro. Eles podem surgir como mudanças no mercado que você atende ou na tecnologia que você usa. Ser capaz de detectar e explorar oportunidades pode fazer uma enorme diferença na capacidade da sua organização de competir e assumir a liderança em seu mercado.
Pense em boas oportunidades que você pode identificar imediatamente. Isso não precisa mudar o jogo: até pequenas vantagens podem aumentar a competitividade da sua organização. Que tendências interessantes de mercado você conhece, grandes ou pequenas, que podem ter um impacto?
Que mudanças estão ocorrendo no ambiente do nosso mercado? Quais tecnologias podem substituir o que fazemos? O que nossos concorrentes estão fazendo? Que mudanças sociais podem nos ameaçar? Existem políticas ou regulamentos governamentais ameaçadores?
As ameaças incluem qualquer coisa que possa afetar negativamente seus negócios do lado de fora, como problemas na cadeia de suprimentos, mudanças nas exigências do mercado, escassez de talentos ou disrupção tecnológica. É vital antecipar ameaças e agir contra elas antes de prejudicar seu crescimento.
Pense nos obstáculos que você enfrenta para colocar seu produto no mercado e vender. Você pode perceber que os padrões ou especificações de qualidade de seus produtos estão mudando e que será necessário alterá-los para permanecer na liderança. A evolução da tecnologia é uma ameaça sempre presente, além de uma oportunidade!
Sempre considere o que seus concorrentes estão fazendo e se você deve mudar a ênfase da sua organização para enfrentar o desafio. Mas lembre-se de que o que eles estão fazendo pode não ser a coisa certa a ser feita e evite copiá-los sem saber como isso melhorará sua posição.
Certifique-se de explorar se sua organização está especialmente exposta a desafios externos. Você tem dívidas ou problemas de fluxo de caixa, por exemplo, que podem torná-lo vulnerável a pequenas mudanças no seu mercado? Esse é o tipo de ameaça que pode prejudicar seriamente seus negócios, portanto, esteja alerta.
No momento em que se tem mapeadas situações de risco e oportunidades no mercado, assim como os pontos fortes e fracos em relação aos seus concorrentes, é formado um panorama da empresa.
Além de proporcionar uma visão geral, existem outras vantagens percebidas por quem utiliza a Análise SWOT.
A análise dos ambientes e o levantamento das características da empresa facilitam para que os gestores identifiquem a posição estratégica do negócio.
Saber como a empresa está posicionada no mercado, assim como comparar a sua atuação com as demais opções disponíveis, são vantagens que podem ser analisadas com a Análise SWOT.
Diante do levantamento de informações feito para a Análise SWOT, outra vantagem é percebida: a possibilidade de identificar melhorias no portfólio do cliente.
Ajustes nos serviços oferecidos, por muitas vezes, estão de fácil acesso para pôr em prática, mas não são identificados por falta de visão mais analítica da empresa. Nesses casos, a ferramenta auxilia para apontá-los a fim de desenvolvê-los.
É muito comum que problemas apareçam e se configurem na Análise SWOT, principalmente quando os pontos fracos são apontados.
Seja no fluxo de processos internos, na distribuição de tarefas e, até mesmo, na abordagem da empresa, as dificuldades detectadas durante a utilização da ferramenta podem ser tratadas com ações específicas para serem solucionadas.
A inovação é uma vantagem competitiva que dá destaque para empresas que investem nesse fator. Com a Análise SWOT, tendências para criar produtos também podem ser mapeadas.
Vale lembrar que para inovar não é preciso, necessariamente, provir de grandes tecnologias e investimentos altos. Desenvolver novas ou melhores soluções já é um passo para a inovação.
O cliente quer abrir uma filial, mas está na dúvida se vale a pena? A Análise SWOT pode ajudar na decisão. Afinal, a ferramenta mostra um panorama da empresa, correto?
Outros dilemas de gestão precisam de decisões efetivas para sair do papel — ou para entrar de vez na gaveta — e também podem contar com a ferramenta para dar embasamento.
Com a construção da Análise SWOT, pode-se desenvolver planos e priorizar as atividades que precisam ter foco para atingir os objetivos do cliente.
As ações necessárias para atender às expectativas da empresa podem ser organizadas para que as demandas mais importantes tenham prioridade.
Outra vantagem de empresas que utilizam a ferramenta é a possibilidade de identificar fraquezas em seu portfólio e promover parcerias para suprir tal lacuna.
Como exemplo, empresas que mapeiam a necessidade de oferecer serviços complementares aos seus clientes ou de aumentar a abrangência de atuação, podem recorrer a parceiros comerciais para isso.
Além de apontar para soluções futuras, a Análise SWOT permite que gestores avaliem as estratégias em andamento. Com isso, é possível verificar quais delas devem ser replicadas, ajustadas e, até mesmo, desconsideradas do planejamento da empresa.
Agora vamos dar uma olhada em um passo a passo de como sugiro a realização dessa prática para que você consiga fortalecer ao máximo os Sábios da Gestão Moderna na sua equipe de trabalho. A Análise SWOT é bastante simples, por isso ela é tão utilizada.
Depois de examinar todos os quatro aspectos da Análise SWOT, você provavelmente se deparará com uma longa lista de possíveis ações a serem executadas. Você vai querer aproveitar seus pontos fortes, melhorar suas áreas mais fracas, evitar ameaças e explorar todas as oportunidades.
Mas, antes de entrar em ação, procure possíveis conexões entre os quadrantes de sua matriz. Por exemplo, você poderia usar alguns de seus pontos fortes para abrir mais oportunidades? E, ainda mais oportunidades se tornariam disponíveis, eliminando algumas de suas fraquezas?
Agora é hora de realizar cortes impiedosamente e priorizar suas ideias, para que você possa concentrar tempo e dinheiro nas mais importantes. Refine cada ponto para tornar suas comparações mais claras. Por exemplo, dê preferência para declarações precisas e verificáveis, como “Vantagem de custo de R$XX”, em vez de “Melhor relação custo-benefício”.
Muitas pessoas acabam não realizando essa prática pois acreditam que a Análise SWOT é trabalhosa, que pode demorar, porque envolve pesquisa e levantamento de dados. Minha sugestão é realizar um brainstorming com a equipe.
Aqui valem mais as percepções de quem vive o dia a dia do negócio. Depois você pode aprofundar as pesquisas na elaboração dos planos de marketing ou de gestão.
Então, o primeiro passo da análise SWOT é reunir a equipe envolvida no projeto para discutir os pontos e levantar informações. Nesse momento, adote o brainstorming: deixe a conversa livre para surgirem várias ideias e percepções.
Mais adiante, na hora de montar a matriz, você pode resumir as informações coletadas.
Nessa etapa, já é importante ter uma premissa em mente: seja realista. Não adianta levantar forças do seu negócio que não se verificam na realidade, ok? Isso só vai mascarar os resultados da análise, que não vai funcionar como deveria.
Como mencionei anteriormente a análise interna diz respeito a fatores sobre as quais a empresa tem controle direto, suas forças e fraquezas. As forças e fraquezas são características que colocam a empresa ou o projeto em vantagem ou em desvantagem em relação à concorrência.
Veja algumas características que você pode analisar entre as forças e fraquezas do seu negócio:
Inúmeras características podem aparecer aqui. Então, para entender o que é mais importante analisar, olhe para os fatores-chave de sucesso. Eles representam aqueles elementos que são essenciais dentro do setor para o bom desempenho do projeto.
Por exemplo, no mercado financeiro, tradição e credibilidade podem ser considerados fatores-chave de sucesso. Para um restaurante, atendimento e localização. Para uma agência de viagens, agilidade e suporte.
Cada mercado tem os seus fatores-chave de sucesso. Identifique quais são os atributos essenciais no seu mercado e a sua situação em relação a eles.
Oportunidades e Ameaças referem-se ao que está no ambiente externo, do lado de fora. Esses fatores não são controláveis diretamente, ou seja, nenhuma ação da empresa pode influenciar sua existência. Eles simplesmente estão lá.
Na Análise SWOT, então, você identifica quais fatores externos são relevantes, se podem impactar no projeto e como vai lidar com isso.
Empresas que estão atentas aos movimentos do mercado, do setor, da economia, da política, da sociedade em geral, estarão mais bem preparadas. É verdade que ninguém consegue prever o futuro, mas é possível identificar tendências e se preparar para elas.
Ao analisar os fatores externos, você deve olhar para os dois ambientes que cercam o negócio: o micro e o macroambiente.
O microambiente refere-se às forças que atuam no seu setor e como você se relaciona com elas. Veja alguns fatores que você pode avaliar se representam ameaças ou oportunidades para o seu negócio:
Já o macroambiente refere-se ao que está além da empresa e do setor.
O que os índices econômicos estão dizendo sobre o futuro do país? O que a sociedade está fazendo hoje que pode se tornar um novo comportamento social? Como esses movimentos afetam o seu negócio? Para analisar o macroambiente, olhe para estes cenários:
Depois de fazer um brainstorming e anotar todas as informações que a equipe levantou, agora é hora de resumir.
Ao montar a matriz, é preciso ter objetividade para proporcionar uma visualização rápida de todas as informações que você precisa. Então, evite listas muito longas, selecione aquilo que é mais relevante e escreva em forma de tópicos concisos.
Também é interessante organizá-los por ordem de relevância. Ou seja, priorize aquilo que tem mais impacto para o projeto. Assim, é possível visualizar claramente o que você precisa analisar e fazer cruzamentos entre as informações para transformá-las em estratégias.
Depois de construir a Análise SWOT, você já pode chegar a algumas conclusões.
A primeira avaliação que deve ser feita é se, diante das fraquezas e das ameaças, o projeto que você havia idealizado é viável.
Muitas vezes, a Análise SWOT serve como um alerta de que não é o momento certo de tirar aquela ideia do papel ou de que existe algum ponto atrapalhando.
Caso seja alguma característica interna da empresa, você pode adotar medidas para melhorar esse ponto. Por exemplo, se o atendimento é um ponto crucial, e a empresa está pecando nesse quesito, você pode investir em treinamentos ou na contratação de pessoal qualificado.
Porém, se é algo externo à empresa, fica mais difícil. Ainda assim, você pode tentar se adaptar ou adotar medidas que reduzam o impacto no negócio.
Até aqui você ficou apenas na teoria e avaliou a possibilidade de implementar o projeto. Então, se você percebeu que ele é viável, vamos logo tirar as ideias do papel? Afinal, não adianta fazer toda essa análise se ela não se transformar em ações práticas.
Então, chegou a hora de traçar as estratégias do projeto, a partir das informações coletadas para a análise SWOT.
Basicamente, as estratégias devem mirar nos seguintes objetivos:
Porém, para criar estratégias, é importante ir além da análise individual dos quadrantes. Já que você montou uma matriz, aproveite esse modo de visualização para cruzar as análises.
Ao fazer esse cruzamento, você vai perceber como os quadrantes se relacionam entre si e podem ajudar a atingir os objetivos que citamos acima. Veja agora algumas possibilidades:
Nesse momento, você pode traçar estratégias ainda superficiais. Deixe para desenvolver no plano de marketing, que deve trazer o detalhamento das ações.
A seguir, vamos ver um exemplo para que você entenda melhor como fazer a análise SWOT e traçar estratégias a partir da matriz.
Vamos ver agora um exemplo bem simples de utilização da Análise SWOT para facilitar o entendimento.
Imagine este cenário: Rose é a CEO de uma pequena consultoria de startups e deseja ter uma imagem clara de sua situação atual, para decidir sobre uma estratégia futura de crescimento. Ela reúne sua equipe e elabora a Análise SWOT mostrada na imagem abaixo.
Como resultado da Análise SWOT da equipe, Rose decide que os principais pontos fortes da consultoria estão em sua agilidade, conhecimento técnico e baixos custos indiretos. Isso permite oferecer um excelente serviço ao cliente a uma base de clientes relativamente pequena.
Os pontos fracos da empresa também estão relacionados ao seu tamanho. Rose precisará investir em treinamento, para melhorar a base de habilidades da pequena equipe. Ela também precisará se concentrar na retenção, para não perder os principais membros da equipe.
Rose vê oportunidades em oferecer serviços de resposta rápida e de bom valor para empresas locais e organizações governamentais locais. A empresa provavelmente pode ser a primeira a comercializar novos produtos e serviços, uma vez que seus concorrentes são mais lentos.
As ameaças exigem que a consultoria se mantenha atualizada com as mudanças na tecnologia. Ele também precisa acompanhar de perto seus maiores concorrentes, dada a vulnerabilidade a mudanças em larga escala em seu mercado. Para combater isso, a empresa precisa focar seu marketing em sites selecionados do setor, para obter a maior presença de mercado possível com um pequeno orçamento de publicidade.
Quando tratamos com Transparência a elaboração da estratégia da equipe e da empresa, isso tem um papel fundamental no engajamento das pessoas.
Quando sabemos para onde estamos indo como equipe, conseguimos enxergar muito melhor um Propósito nas atividades que realizamos diariamente.
A utilização da Análise SWOT faz com que todos os integrantes da equipe interajam e colaborem na identificação de cada um dos itens da matriz gerando um entendimento e engajamento muito maior.
Faça o download do template abaixo.
A Análise SWOT é uma estrutura simples mas útil para analisar os pontos fortes, fracos, oportunidades e ameaças da sua organização.
Ela ajuda você a desenvolver o que faz bem, a lidar com o que está faltando, a minimizar riscos e a tirar o máximo proveito possível das chances de sucesso. Ela pode ser usada para iniciar a formulação da estratégia informalmente ou de uma maneira mais profissional como uma ferramenta estratégica.
Independentemente do tipo de projeto em que seja aplicada, a Análise SWOT sempre ajuda a tomar decisões mais acertadas. Afinal, essa atividade traz todas as informações necessárias para formular estratégias com mais segurança ou, dependendo dos resultados, constatar até a inviabilidade do projeto.
Ao realizar sua análise, seja realista e rigoroso. Aplique-o no nível certo e complemente-o com outras ferramentas de geração de opções e brainstorming, quando apropriado.
Espero que tenha gostado das dicas e também da leitura.
Um grande abraço e até a próxima!
