Neste texto vamos falar sobre como usar práticas simples para fazer reuniões remotas impressionantes.
Sugiro que você também faça a leitura de como facilitar trabalhos remotos;
A seguir, vou apresentar algumas práticas para reuniões remotas que são amigáveis e tornam o trabalho mais interessante e eficaz, elas são organizadas na ordem que mostro na imagem acima. Estas não são de forma alguma as únicas práticas que funcionam remotamente, também acredito que você não deve se limitar a este conjunto. São apenas exemplos de métodos que utilizo com sucesso, vou apresentar na ordem em que você pode considerar usá-los para concluir uma reunião remota em várias situações diferentes.
Antes de usar práticas para reuniões remotas é preciso saber como envolver os participantes do seu workshop. Compartilhe informações úteis e deixe um tempo para hands-on das ferramentas com antecedência.
Cada pessoa precisa de um local para adicionar sua foto e nome. Complete a primeira instância como um exemplo.
Forneça uma mistura de perguntas sérias e divertidas. As respostas ajudam você a descobrir possíveis problemas de alinhamento entre seus objetivos e as expectativas deles, mas também uma oportunidade de aprender um sobre o outro. Sugira maneiras criativas de responder – com imagens ou carregando um esboço.
Lembre os participantes de qualquer leitura / visualização necessária antes da sessão.
Compartilhe a tela com os documentos. Dê as boas-vindas aos participantes e comece lendo sua própria inscrição. Seja breve para modelar a duração esperada para o grupo. Se 25 pessoas levam 2 minutos cada, isso é quase uma hora. Defina um cronômetro para que todos saibam quando seu tempo acabou caso necessário.
Se os participantes se conhecerem, pule o nome / foto e substitua por outro tópicos, por exemplo, compartilhar resultados recentes de pesquisas com usuários, links para produtos competitivos ou métricas de usuário relevantes. Ou torná-lo pessoal, como uma viagem recente ou um tópico relevante para compartilhar com a equipe.
As equipes remotas têm poucas oportunidades de se conhecer. Dedicar tempo para criar um relacionamento entre seus participantes tornarão a colaboração mais suave e efetiva. Práticas para reuniões remotas são uma excelente alternativa.
Faça uma pesquisa na web por imagens que refletem seus interesses, hobbies e personalidade. Copie e cole 2-3 imagens em uma área. Ou tire uma foto do seu espaço de trabalho atual ou fora da sua janela para adicionar. Você também pode perguntar aos participantes para encontrar uma foto de alguém famoso que seja parecido com eles. Seja criativo no que você exige que eles façam. Defina um cronômetro para esta parte do exercício.
Percorra o grupo um por um e peça a cada pessoa que descreva as imagens que selecionou. Certifique-se de que eles liguem as webcams ou, se co-localizados em uma sala, faça com que cada pessoa se aproxime da câmera enquanto fala. Gestos e expressões faciais fazem diferença na construção de uma conexão com equipes remotas. Para Equipes híbridas, alternar entre participantes na sala e participantes remotos e estabelecer normas entre os dois grupos é uma boa ideia. Comece com você mesmo e modele o tipo de linguagem empática que você gostaria durante o workshop neste exercício.
Projetos bem-sucedidos são alimentados com investigação contínua.
Use uma ferramenta de chamada em conferência para conectar-se ao seu participante com as webcams ligadas. Diga olá e compartilhe o objetivo da entrevista. Pergunte se não há problema em gravar a sessão.
Comece com perguntas simples e pergunte: “Você pode dizer mais?”, para obter mais detalhes.
Crie um documento compartilhado para capturar anotações da entrevista. Se for muito difícil para acompanhar em tempo real, crie uma abreviação que você possa expandir posteriormente. Convide outros para contribuir também.
Capture observações individuais em notas com alguma ferramenta de espaço de trabalho digital compartilhado. Compartilhe um link para qualquer áudio, vídeo ou anotação com sua equipe. Planeje invistir tanto tempo processando suas anotações quanto necessário para conduzir a entrevista.
Compartilhe sua tela e conduza os participantes pela matriz. Explique cada coluna e linha. Mencione que isso é uma competição e a equipe que gerar o máximo de ideias vencerá. Informe também a todos que esta é uma atividade silenciosa, falar atrapalha a adição de muitas ideias. Esclareça todas as perguntas antes de começar.
Considere a localização dos participantes. Se alguns são co-localizados, é bom deixá-los trabalhar juntos e organize as outras pessoas remotas em outros subgrupos.
Lembre aos grupos que trabalhem silenciosamente enquanto consideram cada interseção e gere uma nota para cada ideia que tiverem. Cronometre esta parte e garanta que as pessoas parem quando o tempo acabar. Toque música de fundo para dar um toque extra, pois é um segmento mais longo.
Peça a cada grupo que conte suas anotações e compartilhe o total. O grupo com mais é considerado”vitorioso”. O verdadeiro vencedor é o grupo, e você pode provar isso dizendo a eles quantas ideias foram geradas em apenas 10 minutos!
Peça a cada equipe que escolha 1-2 ideias para compartilhar com todos os participantes e discutir. Lembre-se de que se você tiver cinco grupos e cada leva 5 minutos para ler, serão 25 minutos.
Em algum momento, o grupo precisará fazer sentido de todas as informações que eles coletaram através de pesquisa ou gerada por meio de uma atividade. Use um método de classificação para encontrar os temas dominantes.
Trabalhando silenciosamente como um grupo, peça aos indivíduos que movam notas para grupos com base em
semelhança percebida. Defina um cronômetro e adicione o tempo conforme necessário.
Peça aos membros do grupo que descrevam os “clusters” que surgiram. Providencie uma etiqueta para cada categoria à medida que avança.
Peça ao grupo que revisem as maiores categorias. Veja se elas contêm vários e distintos conceitos que podem ser melhores como “clusters” separados.
Use linhas, setas ou outros recursos visuais para destacar a interação ou dependência entre clusters.
Descreva claramente o que é permitido. Eles estão autorizados a votar em mais de uma coisa? Eles podem votar em seus próprios itens? Você decide.
Para evitar preconceitos, peça a todos que considerem como votarão primeiro, depois peça a todos que votem no mesmo instante.
Destaque os resultados para cada fator. Examine os valores extremos. Peça para as pessoas compartilharem por que escolheram ou rejeitaram determinados itens.
É importante que todos entendam que existem três etapas distintas para isso e devem ser feitas passo a passo para serem eficazes. Escolha 6-12 itens que exigem priorização e faça uma anotação para cada um. Eles serão classificados horizontalmente por importância e verticalmente (mantendo ordem horizontal) por dificuldade. Compartilhe sua tela enquanto fala sobre isso, garantindo convidar perguntas até que todos saibam o resumo.
Considere a localização dos participantes. Se alguns são co-localizados, é bom deixá-los trabalhem juntos e organize as outras pessoas remotas em outros subgrupos. Dependendo da ferramenta de videoconferência usada, pode ser necessário agendar e compartilhar várias reuniões para acomodar cada grupo. Recomendamos ferramentas como Zoom com funcionalidade para isso já incorporada.
Mova-se pelas linhas da conferência, ouvindo o progresso de cada grupo. Com base nas dicas abaixo, lembre as equipes do protocolo e mantenha-as no caminho certo.
Compartilhe sua tela e facilite um breve compartilhamento de cada grupo. Peça o resultado final da equipe e solicite a indicação de alguém para apresentar seus resultados as outras equipes.
Resista ao desejo de esperar até que tudo esteja perfeito. Coloque seus conceitos na frente das pessoas com antecedência e frequência. O feedback que você recebe ajuda a eliminar erros enquanto refina o conceito.
Apresente o conceito aos participantes do teste. Explique o seu papel na simulação e pergunte se eles têm alguma dúvida. Lembre-os de falar sobre o que estão fazendo e pensando. Certifique-se de que eles saibam que não há erros nem respostas erradas.
Simule o uso do produto ou serviço com seu protótipo. Não responda perguntas sobre o protótipo ou oriente suas ações. Observe suas ações e grave sua narrativa.
Com base nas primeiras experiências de teste, modifique a simulação, ajuste o protocolo, ou ambos.
Examine as notas dos seus testes. Identifique os elementos que estão funcionando bem e quais correm o risco de fracassar com a experiência. Compartilhe isso com a equipe do produto.
Não posso finalizar esse texto sem sugerir a prática Supercartas de Colaboração Remota, caso ainda não tenha visto sugiro que faça a leitura e faça o download das supercartas para utilizar nas suas reuniões remotas.
Espero que você tenha gostado da leitura sobre práticas para reuniões remotas impressionantes e aguardo você nos próximos textos onde vou abordar os demais passos da jornada para começar a trabalhar remotamente.
Caso queira ainda mais dicas sobre trabalho remoto, dentro da Plataforma Amo Onde Trabalho eu criei uma sessão contendo somente conteúdos relacionados a como aprender a trabalhar e criar uma cultura de trabalho remota para sua equipe.
Existe alguma outra dica que você daria para as pessoas que começaram a trabalhar remotamente? Deixe seu comentário!
Um grande abraço e até a próxima!
